Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

Quản lý nhân sự là công tác quan trọng hàng đầu, quyết định trực tiếp đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để thực hiện được điều đó hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì?

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (Human resource information system – HRIS) được hiểu là hệ thống thông tin, dữ liệu, tài liệu cung cấp, truyền tải thông tin về nguồn nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu này được phòng nhân sự tiến hành thu thập, tổng hợp, xử lý từ nhiều nguồn khác nhau, có thể bao gồm thông tin về nhân sự, hợp đồng, quy định, nội quy của công ty, các chính sách về lương hoặc phúc lợi…

Nó đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản trị và vận hành nhân sự tại tổ chức, đồng thời là công cụ giúp lên kế hoạch cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở mỗi doanh nghiệp sẽ có tính đặc thù riêng biệt, mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau về sử dụng lao động, tuy nhiên vẫn sẽ đảm bảo các chức năng cung cấp thông tin một cách cơ bản về nhân sự, thiết lập báo cáo hoặc chiến lược nhân sự.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

Minh họa hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Rất nhiều người cho rằng hệ thống thông tin quản lý nhân sự không thực sự cần thiết hoặc chỉ thích hợp với các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên trên thực tế, việc xây dựng hệ thống HRIS vô cùng quan trọng, dù với bất cứ doanh nghiệp nào. Một số dấu hiệu để giúp doanh nghiệp nhận biết mình nên sử dụng hệ thống HRIS là:

  • Hệ thống công việc trong doanh nghiệp không ăn khớp và đồng bộ với nhau.

  • Việc quản lý bằng bảng tính truyền thống như Excel, Google sheets dần trở nên khó quản lý, không đủ để bao quát toàn bộ thông tin về hệ thống nhân sự, đặc biệt là với các doanh nghiệp hoặc tập đoàn có quy mô, số lượng nhân sự lớn, nhiều phòng ban.

  • Các công việc đòi hỏi thường xuyên thiết lập báo cáo tùy chỉnh đến cấp trên.

Các chức năng nổi bật của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp một cách đầy đủ nhất các thông tin về tình hình nhân sự của doanh nghiệp, bởi vậy mà không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhân sự tại doanh nghiệp nói chung. Ngoài ra HRIS còn có nhiều chức năng quan trọng trong doanh nghiệp. Vậy các chức năng nổi bật của hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì?

Cung cấp thông tin hỗ trợ quy trình tuyển dụng hiệu quả

Khác với suy nghĩ của nhiều người rằng HRIS chỉ cung cấp các thông tin về nhân sự hiện có của doanh nghiệp, thế nhưng trên thực tế hệ thống thông tin này còn cung cấp cả các dữ liệu về hồ sơ của ứng viên. Bởi vậy mà nó cho phép doanh nghiệp quản lý quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả, tập trung chỉ trên một nền tảng.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

HRIS giúp quy trình tuyển dụng trở nên hiệu quả

Bộ phận tuyển dụng có thể dễ dàng theo dõi thông tin hồ sơ của ứng viên, liên hệ và sắp xếp lịch phỏng vấn để từ đó có thể phân loại và đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí đã xây dựng một cách khách quan và chính xác nhất.

Cuối cùng, khi đã lựa chọn được ứng viên phù hợp, doanh nghiệp có thể dễ dàng sắp xếp họ vào các vị trí phù hợp, giao nhiệm vụ vừa với năng lực và kinh nghiệm của từng người.

Quản lý thông tin và lưu trữ hồ sơ của người lao động

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự được xem là “kho dữ liệu khổng lồ” khi lưu trữ toàn bộ các thông tin của nhân sự như tài liệu, hồ sơ, bằng cấp, chứng chỉ và chuyên môn…

Các dữ liệu này bao gồm cả thông tin về người lao động hiện tại và cả những nhân sự đã nghỉ việc, có thể được lưu trữ bằng bản cứng hoặc bản mềm, hoặc cả hai hình thức trên. Các thay đổi, biến động về nhân sự trong quá trình làm việc cũng sẽ được thường xuyên cập nhật.

Quản lý chấm công và lịch trình làm việc của nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự còn cũng cho biết thông tin chi tiết về tình hình chấm công, thời gian làm việc của từng thành viên. Dữ liệu này có thể được tổng hợp bằng nhiều hình thức như tự tổng hợp, kết nối dữ liệu, đồng bộ dữ liệu… Tuy nhiên hiện nay các phần mềm chống và hệ thống quản trị thông tin thường tự động kết nối và cập nhật dữ liệu để đẩy lên hệ thống.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

Hệ thống thông tin quản lý dữ liệu nhân sự tích hợp dữ liệu thông tin chấm công

Dựa trên những dữ liệu về ngày công và thời gian làm việc, bộ phận nhân sự có thể tổng hợp để tiến hành báo cáo với cấp trên, lấy đó làm cơ sở cho việc xây dựng bảng lương, khung lương và tính lương cho nhân sự, xây dựng các thông tin về thời gian làm việc cho từng phòng ban, bộ phận.

Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát thời gian làm việc của nhân sự, biết được ai đi muộn, về sớm, thường xuyên nghỉ việc… Đây cũng sẽ là một trong những căn cứ quan trọng để đánh giá chất lượng nhân sự.

Đánh giá nguồn nhân lực và quản lý hiệu suất công việc

Hệ thống thông tin quản lý nhân còn bao gồm các tiêu chí để đánh giá KPI, khung năng lực, quy trình làm việc của nhân sự… Dựa trên những tiêu chí và yêu cầu đó, cùng với dữ liệu về kết quả, tiến trình làm việc, nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu suất làm việc của từng thành viên trong doanh nghiệp, từ đó có phương án cải tiến chất lượng hoặc động viên, khích lệ cho phù hợp.

Dựa vào HRIS nhân viên trong doanh nghiệp cũng có thể yên tâm bởi quy trình, tiêu chí đánh giá đã được công bố nên có thể đảm bảo tính khách quan hơn.

Xây dựng được lộ trình đào tạo và phát triển phù hợp cho nhân viên

Như đã phân tích ở trên, hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá theo dõi sát sao tình hình nhân sự, nắm được công việc, tình hình phát triển của tổ chức và điểm yếu, điểm mạnh của từng cá nhân, bộ phận để từ đó lên kế hoạch ngắn – trung và dài hạn cho các khóa đào tạo, bồi dưỡng hợp lý giúp nâng cao chất lượng cho đội ngũ nhân sự.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp xây dựng lộ trình đào tạo hiệu quả

Quản lý thông tin về lương và chế độ phúc lợi

HRIS mang đến một quy trình thống nhất về quản lý dữ liệu, theo đó các dữ liệu về nhân sự như thông tin hợp đồng, thỏa thuận về mức lương sẽ được cập nhật trên hệ thống, kết hợp với dữ liệu chấm công và thời gian làm việc, nghỉ phép của nhân sự giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tính được lương cho nhân sự. Bảng lương cũng được công bố và gửi đến từng nhân sự giúp cho họ dễ dàng theo dõi và chủ động quản lý thông tin của mình.

Cùng với quản lý lương và tính lương, các chính sách đãi ngộ, phúc lợi của nhân viên cũng sẽ được cập nhật trên hệ thống, cả nhân viên và bộ phận quản lý đều có thể dễ dàng tra cứu thông tin mà không cần phải mở lại hợp đồng lao động.

Thực hiện các báo cáo và phân tích

Phân tích dữ liệu và thiết lập báo cáo là hoạt động không thể thiếu ở tất cả các phòng ban trong một doanh nghiệp. Nó giúp cho người đứng đầu có thể nắm được công việc và tình hình cơ bản của từng bộ phận mà không cần phải trực tiếp theo sát mọi hoạt động, đặc biệt là đối với hoạt động quản trị nguồn nhân lực.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

HRIS là cơ sở để thực hiện các hoạt động phân tích và báo cáo

Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực giúp cho ban lãnh đạo có thể dễ dàng tổng hợp thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp ở nhiều khía cạnh khác nhau để phân tích tình hình hoạt động và hiệu quả công việc. Dựa trên các kết quả đó có thể đưa ra các quyết định phù hợp để điều chỉnh, phân bổ nguồn nhân lực sao cho hợp lý.

Một số hệ thống thông tin quản lý nhân sự còn có chức năng tự động tổng hợp và thiết lập báo cáo, giúp tiết kiệm thời gian một cách tối đa.

Xem thêm: Phần mềm tính lương là gì? Top 10 phần mềm tính lương phổ biến

Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng, quyết định không nhỏ đến sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp, cụ thể:

Góp phần xây dựng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực chất lượng

Nhìn vào các chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự có thể thấy hệ thống này giúp cho doanh nghiệp xây dựng một quy trình thống nhất, chuyên nghiệp về nhân sự. Bắt đầu từ khâu tuyển dụng, quản lý, đánh giá và xây dựng kế hoạch phát triển, HRIS đều đóng vai trò hỗ trợ và quyết định rất lớn.

Dựa trên các yêu cầu về số lượng, chất lượng cũng như quy trình đánh giá, doanh nghiệp sẽ đào tạo và giữ lại được người lao động tốt phù hợp với văn hóa phát triển. Một doanh nghiệp có HRIS tốt thì sẽ tạo ra những nhân sự mang đến giá trị cao, đặc biệt là đối với hoạt động sản xuất hàng hóa, dịch vụ.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

HRIS giúp phát triển nguồn nhân lực chất lượng

Doanh nghiệp không phải mất nhiều thời gian trong việc setup và giải quyết các vấn đề về nhân sự quá nhiều, tiết kiệm công sức và nguồn lực cho các mục tiêu khác. Bên cạnh đó, nếu như bất cứ mắt xích nào trong bộ máy nhân sự có vấn đề, nhà quản lý cũng có thể dễ dàng tìm ra nguyên nhân và giải quyết triệt để.

Tạo ra lợi thế cạnh tranh cho thị trường lao động

Như đã phân tích, sự thành bại của một doanh nghiệp được quyết định bởi nguồn nhân lực. Một doanh nghiệp có nguồn nhân lực yếu kém sẽ không thể phát triển lâu dài và bền vững.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tốt sẽ giúp cho mọi quy trình làm việc của doanh nghiệp trơn tru, suôn sẻ, hoạt động sản xuất và kinh doanh vận hành thông suốt.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

HRIS là công cụ phản ánh rõ ràng, đầy đủ nhất tiềm lực về nhân sự của một tổ chức, bao gồm cả số lượng, chất lượng không chỉ ở hiện tại mà còn là bức tranh xuyên suốt từ quá khứ đến tương lai.

Về phía doanh nghiệp, dựa trên hệ thống thông tin quản lý nhân sự, ban lãnh đạo sẽ đưa ra các kế hoạch, chiến lược phát triển để thu hút nguồn nhân sự chất lượng. Còn về phía người lao động, khi được làm việc trong một môi trường có quy trình quản lý rõ ràng sẽ giúp cho họ tin tưởng, có thêm động lực để cống hiến và phát huy được toàn bộ năng lực tiềm ẩn.

Là căn cứ cho các chiến lược phát triển nhân sự

Trong toàn bộ quy trình quản lý doanh nghiệp, hệ thống thông tin quản lý nhân sự là mắt xích không thể thiếu, bởi nó cung cấp dữ liệu đầu vào cho quá trình phân tích để lên kế hoạch, chiến lược phát triển nguồn lực hiệu quả. Dựa trên dữ liệu và báo cáo về tình hình nhân sự, ban lãnh đạo sẽ đưa ra được các quyết định quan trọng như cắt giảm, tuyển mới hoặc giữ nguyên số lượng.

Là cầu nối thông tin giữa bộ phận quản lý và nhân viên

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự còn là kênh thông tin để kết nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp, cho phép tiếp nhận và truyền tải thông tin qua lại hai chiều giữa cấp quản lý và nhân viên.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

HRIS là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên

Về phía ban quản lý của doanh nghiệp, có thể tiếp nhận ý kiến đóng góp, khiếu nại từ nhân sự trong quá trình làm việc, nếu như có phát sinh vấn đề ban lãnh đạo có thể kịp thời giải quyết, tránh trường hợp để lâu sẽ dẫn đến mâu thuẫn nội bộ.

Về phía người lao động, họ sẽ được chủ động tiếp cận, theo dõi các thông tin của minh trên hệ thống quản lý nhân sự, bảng chấm công, thời gian nghỉ phép, phiếu lương, chế độ phúc lợi… Với sự chủ động này, nếu có sai sót người lao động ngay lập tức có thể phản ánh với bộ phận quản lý để đảm bảo không ảnh hưởng đến quyền lợi của mình.

Thông tin và quy trình quản lý trở nên rõ ràng, minh bạch và có sự liền mạch giữa hai bên, nhân viên sẽ cảm thấy ý kiến của mình được tôn trọng và quan tâm hơn, tăng sự gắn kết giữa cá nhân với doanh nghiệp.

Các loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự

Trước đây việc quản lý hệ thống thông tin có thể được thực hiện thủ công, hoặc sẽ tốn rất nhiều công sức nhưng hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ công việc này.

Các phần mềm quản lý hệ thống thông tin nhân sự chia ra làm hai loại chính gồm phần mềm chung và phần mềm chuyên dụng. Trong đó phần mềm chung là những loại phần mềm xuất hiện phổ biến trong lĩnh vực nhân sự, bao gồm phần mềm quản trị cơ sở về dữ liệu, phần mềm hỗ trợ bảng tính và phần mềm thống kê. Còn phần mềm chuyên dụng sẽ được thiết kế theo chứng năng chuyên biệt gồm phần mềm nhân lực thông minh và một số phần mềm có chức năng hữu hạn. Mỗi phần mềm sẽ có các đặc điểm riêng phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản trị.

Dưới đây là 5 loại phần mềm hỗ trợ quản lý hệ thống thông tin nhân sự phổ biến hiện nay

* Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

Đây là kiểu phần mềm giúp doanh nghiệp thực hiện các tác vụ sau:

  • Giúp cho bộ phận nhân sự và người đứng đầu dễ dàng thiết lập hệ thống dữ liệu về nhân sự như mô tả công việc, vị trí việc làm, hồ sơ năng lực, ứng viên…

  • Dựa trên cơ sở dữ liệu đã có giúp nhà quản lý thực hiện các hoạt động phân tích dữ liệu thông qua một số dạng câu hỏi như What – If. Điều này giúp cho doanh nghiệp có cơ hội hiểu về tình hình doanh nghiệp, thị trường và hoạch định các kế hoạch, ,chiến lượng một cách bài bản.

  • Tiếp tục phát triển từ nền tảng đã có: Sau khi đã xây dựng và phát triển dữ liệu một cách tương đối, doanh nghiệp có thể tiếp tục phát triển các tệp dữ liệu ngay trong cùng một cơ sở dữ liệu. Điều này giúp cho mô hình quản trị nhân sự rõ ràng và chặt chẽ hơn, khi các tập thông tin đều đã được phát triển xong thì việc quản lý nhân sự sẽ trở nên ngắn gọn và bài bản hơn.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

Minh họa phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

Để có thể vận hành phần mềm và quản trị hệ thống, nhân sự đảm nhiệm cần phải có chuyên môn trong lĩnh vực quản trị dữ liệu, biết cách kiểm soát và phát triển hệ thống tốt hơn.

* Phần mềm quản trị bằng bảng tính

Đây là dạng phần mềm mà dữ liệu bên trong được thể hiện dưới dạng bảng tính, thường được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có ý định thiết lập ngân sách hoặc quản trị, đánh giá dữ liệu và hoạt động quản trị nhân lực.

Về cơ bản, dạng phần mềm này sẽ hỗ trợ bộ phận nhân sự hoặc người đứng đầu thực hiện các công việc như:

  • Đưa ra phương án dự trù, thiết lập ngân sách cho doanh nghiệp, bao gồm cả ngân sách chung và ngân sách dự án cho nguồn nhân lực.

  • Đưa ra các phân tích, đánh giá dữ liệu về các vấn đề nhân lực.

  • Thiết lập các bảng biểu, hệ thống sơ đồ về số lượng thành viên, tỷ lệ nhân sự theo ngành nghề, bệnh tật, tử vong, tai nạn… Các đánh giá này sẽ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn khách quan và đầy đủ hơn về tình hình nhân sự tại doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

Phần mềm quản trị hệ thống thông tin nhân sự bằng bảng tính

* Phần mềm thống kê

Đây là kiểu phần mềm giúp cho doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự một cách đầy đủ và chặt chẽ, được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, trong đó có thể kể đến:

  • Thống kê thông tin về cơ cấu đội ngũ lao động một cách đầy đủ và chi tiết, dựa trên các dữ liệu thu thập được gồm độ tuổi, giới tính, trình độ, kỹ năng chuyên môn và xu hướng nghề nghiệp. Khi các dữ liệu này được đưa vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động phân tích cơ cấu đội ngũ lao động, giúp xác định được bộ phận nào đã đủ nhân sự, bộ phận nào cần tuyển thêm nhân sự, cần tuyển thêm bao nhiêu… Từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra phương hướng và xác lập kế hoạch cho việc tuyển dụng để phân bổ nhân sự một cách hợp lý.

  • Thống kê thông tin về tỷ lệ giữa các nhóm ngành bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động, thương tật, tử vong. Dựa trên sự so sánh về tỷ lệ gặp phải giữa các nhóm ngành này, doanh nghiệp có thể ban hành và điều chỉnh chính sách về nhân sự sao cho phù hợp.

  • Dựa trên các hoạt động thống kê về số lượng nhân sự, vị trí làm việc, tai nạn, ốm đau, bệnh nghề nghiệp… doanh nghiệp có thể ước lược và xác định những khoản chi phí phải bỏ ra như bảo hiểm xã hội, trợ cấp, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ khác phải bỏ ra trong từng năm hoạt động. Dựa vào đó, ban lãnh đạo cùng với bộ phận tài chính sẽ dự trù được chi phí tương lai, từ đó có kế hoạch phân bổ nguồn vốn một cách hợp lý.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

Phần mềm thống kê hệ thống thông tin quản lý nhân sự

* Phần mềm quản lý thông tin nhân sự một cách thông minh

Các phần mềm trên tuy mang đến các giải pháp hữu ích nhưng thường là phần mềm riêng lẻ, chỉ có các chức năng vô cùng cơ bản, chưa thể giúp giải quyết toàn bộ vấn đề xung quanh việc quản trị nhân sự.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

Phần mềm hệ thống thông tin quản lý nhân sự thông minh

Thế nhưng, với hệ thống thông tin quản lý nhân sự thông minh, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi nó hỗ trợ doanh nghiệp nhiều nội dung nâng cao hơn với các tác vụ chuyên nghiệp, cụ thể:

  • Tích hợp tất cả các tệp quản lý lao động một cách hợp nhất thông qua hệ thống phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, tạo ra hệ thống quản lý đồng bộ, thống nhất và xuyên suốt, từ đó góp phần giúp quy trình quản lý liền mạch, rõ ràng hơn.

  • Các ứng dụng được cài đặt thêm tính năng cung cấp báo cáo từ các tệp sẵn có trên hệ thống, vừa giảm thiểu những tác vụ thủ công vừa giúp nâng cao hiệu suất quản trị nhân lực.

* Phần mềm quản lý hệ thống thông tin nhân sự với chức năng hữu hạn

Phần mềm này hỗ trợ bộ phận nhân sự của doanh nghiệp thực hiện các công việc như sau:

  • Dễ dàng và nhanh chóng quản lý một hoặc một vài hoạt động cụ thể, nội dung quản trị này hoàn toàn được thực hiện tự động hóa.

  • Cung cấp các dữ liệu đầu vào, đầu ra để ban lãnh đạo có thể đưa chiến lược phát triển cho toàn bộ doanh nghiệp và từng bộ phận, phát huy hết năng lực tiềm ẩn và giúp từng thành viên có thể tiến xa hơn trên con đường nghề nghiệp của bản thân.

Một số tiêu chí cần lưu ý khi xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng với bất cứ tổ chức nào, tuy nhiên công việc này không thể thực hiện một sớm một chiều, là cả một quá trình lâu dài và đòi hỏi sự đồng lòng từ toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp, đặc biệt là ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự.

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng, những tiêu chí cần lưu tâm khi xây dựng và lựa chọn phần mềm hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

* Phần mềm được lựa chọn phải có khả năng bao quát toàn bộ khía cạnh của quản lý nhân sự

Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả phải bao gồm toàn bộ quá trình tuyển dụng, đào tạo nội bộ, đánh giá năng lực nhân sự, lên kế hoạch cho doanh nghiệp và hỗ trợ các vấn đề cho nhân sự. Do đó, khi xây dựng hoặc lựa chọn phần mềm hỗ trợ hệ thống thông tin quản lý nhân sự, doanh nghiệp nên ưu tiên tiêu chí này để có thể dễ dàng đáp ứng toàn bộ nhu cầu của mình.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Có mấy loại phần mềm quản lý thông tin nhân sự?

Phần mềm phải có tính bao quát

* Cần phải đáp ứng nhu cầu quản lý của bộ phận HR

Bộ phận nhân sự là những người trực tiếp tiếp xúc, sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự nhiều nhất. Do đó phần mềm HRIS phải đảm bảo đầy đủ các tác vụ về nhân sự để hỗ trợ khi cần thiết.

Muốn lựa chọn được sản phẩm phù hợp, trưởng phòng nhân sự có thể tham khảo ý kiến từ thành viên trong phòng ban của mình hoặc từ các trưởng bộ phận khác.

* Cần phải có sự kết nối giữa hệ thống quản lý nhân sự và quản lý tài chính

Nhân sự là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp cũng đồng thời tiêu tốn nhiều chi phí của doanh nghiệp. Bất cứ quyết định nào về nhân sự cũng ảnh hưởng hoặc tác động đến vấn đề tài chính, do đó cần phải có sự kết nối giữa hệ thống quản lý nhân sự và quản lý tài chính để nhìn nhận các nội dung này một cách đầy đủ và toàn diện.

Do đó, nếu lựa chọn phần mềm hỗ trợ hệ thống thông tin nhân sự, tối ưu nhất vẫn nên lựa chọn phần mềm có thể cùng một nền tảng hoặc sử dụng chung công nghệ với hệ thống tài chính của doanh nghiệp.

Để lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình sau:

  • Bước 1: Nắm vững các kiến thức cơ bản về HRIS để có thể xây dựng các yêu cầu chi tiết, bám sát với thực tế.

  • Bước 2: Xác định nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp đối với phần mềm hỗ trợ hệ thống thông tin quản lý nhân sự.

  • Bước 3: Xác định mức ngân sách khả dụng có thể chi trả.

  • Bước 4: Tham khảo thông tin trên thị trường để lựa chọn từ 2 – 3 nhà cung cấp sản phẩm tốt.

  • Bước 5: Xác định phạm vi mà phần mềm có thể hỗ trợ.

  • Bước 6: Đàm phán với các nhà cung cấp để bàn bạc về yêu cầu, nội dung, chi phí và các dịch vụ hỗ trợ.

  • Bước 7: Dựa trên thông tin đã đàm phán, lập phiếu đánh giá để so sánh các sản phẩm của từng nhà cung cấp và đưa ra quyết định cuối cùng.

Tổng kết: Bài viết trên đã giúp bạn giải đáp thắc mắc hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì. Cùng điểm lại các nội dung quan trọng một lần nữa:

– Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (Human resource information system – HRIS) được hiểu là hệ thống thông tin, dữ liệu, tài liệu cung cấp, truyền tải thông tin về nguồn nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp.

– Các chức năng nổi bật của hệ thống thông tin quản lý nhân sự gồm:

  • Cung cấp thông tin hỗ trợ quy trình tuyển dụng

  • Quản lý thông tin và lưu trữ hồ sơ của người lao động

  • Quản lý chấm công và lịch trình làm việc của nhân sự

  • Đánh giá nguồn nhân lực hiệu quả

  • Xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển cho từng phòng ban, vị trí

  • Quản lý thông tin về lương và chế độ phúc lợi

  • Thực hiện hệ thống báo cáo định kỳ

– 5 loại phần mềm quản lý nhân sự phổ biến là:

  • Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

  • Phần mềm bảng tính

  • Phần mềm thống kê

  • Phần mềm thông tin nhân lực thông minh

  • Phần mềm thông tin nhân lực với các chức năng hữu hạn

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu cv xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu thư xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu đơn xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu sơ yếu lí lịch

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu đơn xin nghỉ việc

Việc quản lý nhân sự sẽ trơn tru và dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp nắm rõ kiến thức về quy trình, biết lựa chọn các phần mềm hỗ trợ phù hợp. Đừng quên tiếp tục theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi để có thêm nhiều kiến thức về quản trị nhân sự

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *