[Giải thích] Bưu cục là gì? Vai trò của bưu cục là gì?

Khi tìm hiểu vai trò của bưu cục là gì nhiều người dễ nhầm lẫn sang đơn vị vận chuyển khác, cụ thể là bưu điện. Thực chất bưu cực là một tổ chức có quy mô nhỏ hơn bưu điện. Nó thường hoạt động ở cấp địa phương và có vai trò gửi thư, bưu phẩm, chuyển tiền…

1. Bưu cục là gì?

Đầu tiên chúng tôi sẽ giải đáp bưu cục là gì? Đây là đơn vị tiếp nhận và phát lệnh như bưu điện. Một bưu điện bao gồm nhiều bưu cục khác nhau và được phân chia theo các cấp độ tuỳ vào tình hình thực tế.

Hiện nay do nhu cầu vận chuyển hàng hoá ngày càng tăng cao thì các công ty giao nhận hàng hoá, ví dụ như giao hàng nhanh cũng đầu tư hơn trong việc xây dựng hệ thống quản lý bưu cục.

2. Vai trò của bưu cục là gì?

Khi tìm hiểu bưu cục là gì bạn cũng sẽ biết được vai trò của đơn vị này. Bưu cục có vai trò chính là giao – nhận hàng hoá, lưu kho và cung cấp thông tin dịch vụ.

2.1. Giao – nhận hàng hoá

Vai trò chính của bưu cục là luân chuyển hàng hoá của khách hàng. Cụ thể, bưu cục sẽ tiếp nhận hàng hoá, sau đó shipper/người giao hàng đến lấy hàng và vận chuyển đến cho khách hàng. Nếu hàng hoá không có người nhận, shipper sẽ hoàn trả về bưu cục.

2.2. Lưu kho

Thông thường, tất cả hàng hoá sẽ được tập kết ở bưu cục. Ở bưu cục sẽ tiếp tục diễn ra hoạt động xử lý và phân loại hàng hoá rõ ràng. Sau đó nhân viên mới bắt đầu vận chuyển đến tay người nhận. Vậy là trong thời gian chờ giao hàng, bưu cục đóng vai trò như kho hàng – lưu trữ hàng hoá an toàn, đầy đủ.

2.3. Cung cấp thông tin dịch vụ

Tại bưu cục có đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng để giải đáp thắc mắc và cung cấp thông tin dịch vụ cho khách hàng. Ngoài ra đội ngũ này cũng nhận những khiếu nại liên quan đến dịch vụ vận chuyển.

3. Phân cấp bưu cục và những thông tin chi tiết

Khi đã nắm được thông tin bưu cục là gì bạn sẽ biết bưu cục được phân cấp rất chi tiết của đơn vị này. Dưới đây là bảng phân cấp cụ thể:

Phân cấp bưu cục	Đặc điểm của từng cấp
Bưu cục cấp 1	Là đơn vị bưu cục được mở tại trung tâm tỉnh/thành phố. Nơi khai thác bưu gửi nội tỉnh, nội thành phố hoặc trong khu vực. Tuỳ vào nhu cầu của tỉnh/thành phố đó mà doanh nghiệp có thể phân bố nhiều bưu cục cấp 1 tương ứng. Chức năng của bưu cục cấp 1 đa dạng, hệ thống nhân sự chuyên nghiệp.
Bưu cục cấp 2	Quy mô nhỏ hơn bưu cục cấp 1 Được mở tại trung tâm các quận, huyện, đảm nhận việc chuyển hàng hoá trong nội quận, huyện đó. Phạm vi hoạt động nhỏ hơn bưu cục cấp 1 nhưng vẫn đảm nhận chức năng chuyển phát cơ bản. Khách hàng có thể đến bưu cục cấp 2 để giao, nhận hàng hoá, thư từ.
Bưu cục cấp 3	Bưu cục có quy mô nhỏ nhất. Thành lập tại cụm dân cư cố định để đảm nhận vai trò chuyển phát hàng hoá. Không đầy đủ chức năng bằng bưu cục cấp 2. Giảm tải áp lực cho các cấp bưu cục cao hơn. Hỗ trợ hoạt động nhận hàng hoá nhanh và thuận tiện hơn.

4. Phân loại bưu điện và bưu cục

Khi tìm hiểu những thông tin xoay quanh cùng vai trò của bưu cục là gì thì bạn cũng nên biết phân biệt bưu điện và bưu cục. Dưới đây là bảng phân loại dựa trên các tiêu chí.

Tiêu chí đánh giá	Bưu điện	Bưu cục
Đơn vị trực thuộc	Bưu chính	Hệ thống bưu chính hoặc công ty giao nhận hàng hoá
Quy mô	Trên toàn quốc	Trên toàn quốc
Dịch vụ cung cấp	Các dịch vụ gửi, nhận, phân loại, xử lý, truyền tải, cung cấp thư từ, hộp thư, chuyển phát hàng hóa,… được ủy quyền từ bưu chính. Dịch vụ ngoài: Thuê xe giao hàng, cấp hộ chiếu, dịch vụ ngân hàng,…	Các dịch vụ liên quan đến hoạt động bưu chính như: Tiếp nhận, lưu kho, giao hàng hoá.
Phân chia và trang bị chức năng	Có hệ thống các bưu cục phía dưới	Bưu cục được chia thành nhiều cấp: Cấp 1, Cấp 2, Cấp 3,…

Xem Thêm: Sale Admin Là Gì? Bảng Mô Tả Công Việc Sale Admin Chi Tiết

5. Hướng dẫn sử dụng bưu điện và bưu cục sao cho hiệu quả

Khai thác vai trò của bưu cục là gì, bạn cần biết cách sử dụng 2 loại bưu điện và bưu cục sao cho hiệu quả. Để đảm bảo sử dụng tốt bưu điện và bưu cục thì bạn cần căn cứ vào chức năng của 2 đơn vị này. Ngoài ra cũng cần dựa vào nhu cầu sử dụng của bản thân.

• Chọn bưu cục cho những nhu cầu xử lý dịch vụ vận chuyển đơn giản như gửi, nhận, khiếu nại.

• Chọn bưu điện cho nhu cầu sử dụng nhiều chức năng vận chuyển như: truyền tải, truyền thông, vận chuyển khối lượng lớn hoặc đơn hàng đặc biệt…

• Lựa chọn địa chỉ bưu cục, bưu điện gần địa chỉ nơi mình ở để tiện sử dụng cũng như giải đáp và hỗ trợ thông tin nhanh chóng và thuận tiện.

• Sau khi đã giao dịch tại bưu điện hoặc bưu cục tất cả đều có hoá đơn chứng từ đi kèm. Do đó, bất kỳ giao dịch nào phát sinh tại hệ thống bưu điện, bưu cục khách hàng cần giữ lại để vấn đề phát sinh còn cần hỗ trợ.

Xem Thêm: QC Là Gì? Làm Thế Nào Để Trở Thành 1 QC? Mức Lương Của QC Là Bao Nhiêu?

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

Tìm hiểu ngay các thuật ngữ được sử dụng trong ngành cung ứng

Nhân viên xuất nhập khẩu là gì	Logistics là gì	Warehouse là gì
Supply Chain là gì	Procurement là gì	Nhân viên mua hàng là gì
Purchasing là gì	Wholesale là gì	Bưu cục là gì

Trên đây là những thông tin chi tiết chúng tôi chia sẻ cho bạn hiểu vai trò của bưu cục là gì. Đây là đơn vị chuyên giao – nhận hàng, lưu kho và cung cấp thông tin dịch vụ. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể hiểu được rõ hơn về ngành dịch vụ vận chuyển và sử dụng đúng với mục đích của mình, tránh mất thời gian chỉ vì chọn nhầm địa chỉ.