Đối với bất kỳ một hoạt động, một sự việc, một dự án nào được thực hiện bởi phương án là các đội nhóm hay phòng ban thì quản trị là yếu tố rất quan trọng. Thế nhưng bạn có biết chức năng của quản trị là gì? Đâu là những chức năng bạn cần biết? Hay các mối quan hệ giữa các chức năng quản trị là như thế nào? Và Job3S sẽ đem đến cho bạn cái nhìn thực tế hơn, khách quan hơn về chức năng của quản trị.
Chức năng của quản trị là gì?
Từ lâu quản trị đã là khái niệm quen thuộc trong các hoạt động của doanh nghiệp. Đây là một trong những hoạt động vô cùng cần thiết, là sự hợp tác của một nhóm người, một phòng ban cùng với các công cụ cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hay công việc cụ thể.
Thế nhưng khái niệm chức năng của quản trị thì lại khá xa lạ và không nhiều người biết tới. Hiểu một cách đơn giản thì chức năng của quản trị là một cách thức hoạt động có hệ thống, thường được sử dụng trong một nhóm, một tổ chức hoặc trong doanh nghiệp.
Hoạt động quản trị đã diễn ra từ rất lâu trước đây trong lịch sử. Thế nhưng đến khi nhân loại đạt được những thành tựu nhất định về khoa học cũng như công nghiệp, khi có những nhà máy lớn với hàng trăm, hàng ngàn nhân viên thì việc quản trị vẫn chưa thực sự được quan tâm.
Chỉ tới những năm đầu thế kỷ 20, khi các nghiên cứu khoa học của quản trị được thực hiện một cách nghiêm túc và bài bản thì hệ thống chức năng quản trị mới được vạch ra một cách rõ ràng. Và theo đó, quản trị viên hay người quản lý chung không chỉ chịu trách nhiệm riêng một chức năng nào đó mà cần hỗ trợ lẫn nhau, cùng tham gia công tác quản lý của chức năng khác để đạt được hiệu quả công việc như họ mong muốn.
5 chức năng của quản trị mà bạn cần biết
Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì quản trị viên cần đảm bảo hiểu rõ và chính xác các chức năng riêng biệt trong hệ thống này. Và theo các nghiên cứu khoa học, chức năng của quản trị được chia thành 5 hoạt động chính bao gồm hoạch định, tổ chức, quản lý – lãnh đạo, kiểm soát và điều phối.
Vậy cụ thể hoạt động của từng chức năng là gì? Và người quản trị cần làm sao để thực hiện nó hiệu quả?
Chức năng hoạch định
Hoạch định được biết đến là chức năng đầu tiên trong hệ thống 5 chức năng của quản trị đối với doanh nghiệp. Chức năng này cho phép những người đứng đầu xác định được mục tiêu tổ chức và xây dựng chiến lược hoạt động ban đầu cho doanh nghiệp.
Và từ những mục tiêu, chiến lược nền tảng này, việc hoạch định cũng cho phép quản trị viên hoặc những người chịu trách nhiệm điều hành doanh nghiệp thực hiện việc bổ sung các kế hoạch, chiến lược cần thiết cho mục tiêu chung.
Là chức năng ảnh hưởng chính đến việc xác định mục tiêu và tổ chức doanh nghiệp nên vai trò của việc hoạch định là vô cùng quan trọng. Một số vai trò chính của chức năng này phải kể đến như:
-
Đánh giá thực trạng và tiềm năng của doanh nghiệp ở mọi yếu tố từ nhân lực, vật lực cũng như ngân sách.
-
Xác định và đưa ra những mục tiêu lâu dài cho việc phát triển doanh nghiệp như gia tăng lợi nhuận, mở rộng lĩnh vực hoạt động, phát triển quy mô nhân sự doanh nghiệp.
-
Nghiên cứu và xây dựng những kế hoạch ngắn hạn, những việc cần làm để đạt được những mục tiêu cần thiết trong thời gian nhất định.
Có thế dễ dàng thấy rằng, hoạch định có ảnh hưởng trực tiếp tới định hướng phát triển, mục tiêu hoạt động. Chính vì thế mà bất kỳ bộ phận, phòng ban hay doanh nghiệp nào, dù là tổ chức cá nhân hay trong nhà nước đều cần những người đứng đầu có đủ khả năng, đủ tầm nhìn để hoạch định những mục tiêu, chiến lược phát triển.
Chức năng tổ chức
Trong 5 chức năng của quản trị thì tổ chức cũng là yếu tố cực quan trọng. Tuy nhiên, chức năng này phần lớn chỉ dành cho cấp quản lý – những người trực tiếp làm việc cùng các đội nhóm.
Tổ chức là việc xác định, phân bổ các đầu công việc xem các công việc cần phải thực hiện là gì, bộ phận nào sẽ phụ trách và ai sẽ là người chịu trách nhiệm. Đây cũng là yếu tố ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động cũng như sự phát triển của doanh nghiệp.
Nếu việc hoạch định liên quan đến mục tiêu, kế hoạch thì tổ chức chính là xác định những yếu tố về con người. Vậy vai trò của chức năng tổ chức là gì?
-
Đưa những kế hoạch đến gần hơn với thực tế bằng việc tạo ra môi trường để thực hiện nó.
-
Xây dựng cơ cấu, phân công nhiệm vụ, trao quyền cũng như xác định trách nhiệm của từng cá nhân một cách rõ ràng nhưng phải đảm bảo sự công bằng.
-
Liên hệ mật thiết với quản lý nhân sự nhằm truyền đạt thông tin, chỉ thị, mệnh lệnh hay những sự thay đổi, điều chỉnh bất chợt trong công việc và chờ sự phản hồi.
Tổ chức cũng chính là chức năng thứ 2 theo đúng tiến trình quản trị doanh nghiệp. Đây cũng là chức năng giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn, hiệu quả hơn. Nguyên tắc 80/20 đã từng chỉ ra rằng, chỉ 20% nhân sự có thể tạo ra tới 80% kết quả. Điều này cũng có nghĩa là nếu công tác tổ chức tốt, công việc được phân công phù hợp thì kết quả nhận lại sẽ khiến chủ doanh nghiệp hài lòng.
Chức năng quản lý, lãnh đạo
Chức năng tiếp theo trong tiến trình quản trị chính là quản lý, lãnh đạo. Đây là chức năng có nhiệm vụ chính là hướng dẫn chi tiết và kích thích, động viên nhân sự làm việc.
Bên cạnh đó, chức năng này còn phụ trách cả việc điều phối nhân lực, điều chỉnh hay tiến hành phối hợp nhân sự với các bên khác nếu cần. Hiểu một cách đơn giản hơn, quản lý lãnh đạo chính là chức năng dành cho người quản lý hay các quản trị viên nhằm mục đích giúp nhân sự dưới quyền thực hiện công việc một cách trơn tru và hiệu quả nhất.
Ảnh hưởng trực tiếp tới việc quản lý nguồn lực nhân sự nên quản lý, lãnh đạo cũng là chức năng giữ vai trò cực quan trọng trong tiến trình quản trị doanh nghiệp:
-
Thúc đẩy và nâng cao cả tốc độ lẫn chất lượng của công việc bằng quyền hành của mình. Những người đứng đầu có quyền đưa ra những mệnh lệnh và buộc cấp dưới của mình nghe theo. Tuy nhiên, những người lãnh đạo thực thụ sẽ biết cách truyền cảm hứng để nhân viên có động lực làm tốt công việc được giao thay cho việc bắt buộc họ phải làm gì đó.
-
Thay đổi linh hoạt giữa nhiều vai trò như chỉ đạo, hỗ trợ nhân viên, chỉ dẫn huấn luyện hay ủy quyền. Nhất là trong những giai đoạn đầu, khi nhân viên cần sự hỗ trợ để có thể làm quen một cách nhanh nhất với công việc thì việc thay đổi linh hoạt vai trò của người quản lý lại càng quan trọng.
Xét ví dụ cụ thể trong môi trường một doanh nghiệp đang dự định đưa sản phẩm mới ra thị trường, khi đó, chức năng lãnh đạo sẽ phát huy vai trò của mình khi chịu trách nhiệm điều phối, thúc đẩy các hoạt động liên quan như nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, marketing hay sản xuất. Khi chức năng lãnh đạo hoàn thành tốt vai trò của mình thì chất lượng lẫn năng suất công việc cũng được đẩy lên cao hơn rất nhiều.
Chức năng kiểm soát
Kiểm soát là chức năng tiếp theo trong tiến trình quản trị mà bạn cần biết. Đây là công đoạn giúp những người quản trị có thể theo sát nhằm đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng.
Bên cạnh đó, chức năng còn giúp những người chịu trách nhiệm quản lý có thể bám sát và đánh giá thực trạng tình hình. Nếu cần thiết thì họ có thể đưa ra những điều chỉnh sao cho hợp lý nhất có thể.
Khác với các chức năng khác, kiểm soát là chức năng dành cho cả cấp quản lý lẫn các nhân sự bên dưới. Việc các nhân viên tự mình thực hiện việc đối soát công việc cũng là cách để kịp thời phát hiện sai sót, khắc phục hậu quả nếu có.
Vai trò của chức năng kiểm soát cũng rất đa dạng và được thể hiện dưới nhiều hình thức trong nhiều thời điểm khác nhau.
-
Kiểm soát lường trước khi dự án, hoạt động hay công việc chưa được triển khai
Việc này cho phép những người đứng đầu có thể hiểu được cần phải làm gì để thực hiện và hoàn thành mục tiêu đã đặt ra. Từ đó có thể phân tích, đưa ra nhận định và những dự đoán về rủi ro có thể gặp phải và chuẩn bị trước phương án phòng trừ hoặc xử lý.
-
Kiểm soát đồng thời trong quá trình nhân viên thực hiện các công việc, nhiệm vụ
Kiểm soát đồng thời không chỉ cho phép những người đứng đầu nắm bắt được tình hình thực hiện công việc mà còn giúp họ biết được những khó khăn, trở ngại mà đội ngũ nhân sự đang gặp phải. Điều này sẽ giúp quản lý đưa ra những giải pháp hỗ trợ hoặc sự điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.
-
Kiểm soát phản hồi ngay sau khi công việc được hoàn thành và nghiệm thu
Sau khi hoàn thành và nghiệm thu thì kiểm soát vẫn đóng vai trò rất quan trọng. Nó là thời điểm mà tất cả các thành viên cùng đánh giá lại công việc xem có đạt được hiệu quả như mục tiêu đã đề ra hay không. Bên cạnh đó, cả đội ngũ cũng nên nghiêm túc rút kinh nghiệm nếu có những thiếu sót để những dự án, những hoạt động lần sau diễn ra hiệu quả hơn.
Chức năng điều phối
Điều phối là chức năng chịu trách nhiệm điều chỉnh hoạt động để chúng kết hợp với nhau một cách ăn ý và nhuần nhuyễn. Trong bất kỳ dự án, công việc hay ở trong doanh nghiệp nào thì điều phối cũng là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng, có thể kể đến như:
-
Điều phối hoạt động hiệu quả, đảm bảo các công việc được thực hành một cách trơn tru và có kỷ luật.
-
Thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết để tối ưu hóa thời gian và nhân lực.
-
Là cầu nối phối hợp với nhiều phòng ban khác để dự án được thực hiện có hiệu quả.
Và để thực hiện tốt được điều này, quản trị viên cần trang bị cho mình những kiến thức và kỹ năng nhất định. Điều này sẽ giúp việc điều phối được diễn ra dễ dàng và hợp lý hơn, tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân sự.
Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị
Dù được chia thành các chức năng riêng biệt nhưng không thể phủ nhận rằng các hoạt động trong tiến trình quản trị doanh nghiệp có sự liên quan mật thiết với nhau. Trong môi trường doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ thì chính sự kết hợp hài hòa của các chức năng quản trị mới có thể làm nên sự đồng nhất và hiệu quả trong quá trình hoạt động.
Tùy theo quy mô doanh nghiệp mà số lượng cũng như cấp bậc của các nhà quản trị sẽ có đôi chút khác biệt. Với những doanh nghiệp quy mô vừa hoặc lớn, nhà quản trị cũng sẽ được chia thành nhiều cấp bậc với những nhiệm vụ và trách nhiệm hoàn toàn khác nhau. Và trong những doanh nghiệp này, những quản lý cấp cao sẽ thường chỉ tập trung vào những người quản lý cấp trung thay vì quan tâm đến từng nhân viên.
Các chức năng quản trị cũng có sự liên hệ chặt chẽ, bổ trợ lẫn nhau để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả. Đó cũng chính là tiền đề làm nên sự phát triển bền vững cho mỗi doanh nghiệp.
Có thể xét một ví dụ cụ thể trong môi trường hoạt động của doanh nghiệp, sự kết hợp của chức năng quản trị là điều không thể thiếu. Dù bạn có một nhà hoạch định tài ba nhưng khâu tổ chức, quản lý lãnh đạo không tốt hay rời rạc thì hiệu quả công việc đem lại cũng không được đánh giá cao.
Hoặc nếu thiếu đi sự điều phối thì những tình huống khẩn cấp xảy ra cũng sẽ không được hỗ trợ xử lý kịp thời. Còn nếu bỏ qua sự kiểm soát thì những người đứng đầu sẽ không thể theo sát tiến độ, nắm bắt được tình hình và thực hiện điều chỉnh phù hợp. Chính vì thế mà để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững thì các chức năng của quản trị cần phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng để tiến trình quản trị được hiệu quả.
Chức năng của quản trị nào quan trọng nhất?
Được chia thành những chức năng với nhiệm vụ riêng nên nếu đảm bảo tiến trình quản trị làm việc hiệu quả thì doanh nghiệp cũng ngày càng phát triển bền vững. Thế nhưng nhiều người vẫn luôn đặt ra câu hỏi đâu mới là chức năng quan trọng nhất của quản trị và tại sao lại như vậy?
Trên thực tế, chức năng của quản trị nào cũng rất quan trọng đối với việc quản lý, xây dựng kế hoạch để doanh nghiệp phát triển. Tuy nhiên, nếu để đánh giá một cách khách quan thì nhiều ý kiến cho rằng, hoạch định là chức năng có vai trò quan trọng hơn cả.
Không chỉ chịu trách nhiệm nhận định tình nguồn lực của doanh nghiệp, hoạch định chính là khâu vạch ra mục tiêu lâu dài cho sự phát triển. Và chỉ khi có mục tiêu thì mọi hoạt động mới được diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.
Để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của chức năng hoạch định trong quản trị, chúng ta có thể xét đến một ví dụ đơn giản. Nếu một doanh nghiệp có tiềm lực phát triển tốt, có nguồn vốn đủ mạnh nhưng lại thiếu đi đội ngũ chịu trách nhiệm hoạch định cũng đồng nghĩa với việc không có mục tiêu rõ ràng cho sự phát triển đường dài.
Điều này không chỉ khiến các kế hoạch đặt ra không hiệu quả mà còn dễ gây ra tình trạng lãng phí cả nhân lực lẫn tài chính, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp.
Dù hoạch định đóng vai trò chủ chốt nhưng không thể phủ nhận tầm quan trọng của những chức năng còn lại. Mỗi chức năng là một mắt xích không thể thiếu để làm nên quy trình vận hành doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chỉ khi các chức năng kết hợp chặt chẽ thì việc quản lý, điều hành hoạt động mới được tối ưu và đạt được hiệu quả cao nhất.
Tổng kết
Chức năng của quản trị luôn là một trong những vấn đề nhận được sự quan tâm rất lớn. Chính vì thế nên với những kiến thức mà Job3S đem lại, hy vọng bạn sẽ có được câu trả lời về việc chức năng của quản trị là gì, các chức năng này chịu trách nhiệm cụ thể gì hay tầm quan trọng và mối quan hệ của chúng đối với việc quản trị doanh nghiệp.
-
Chức năng của quản trị là cách thức hoạt động có hệ thống, được chia thành từng phần riêng biệt, chịu trách nhiệm khác nhau để đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp được thông suốt.
-
có 5 chức năng của quản trị là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát và điều phối. Mỗi chức năng lại có những đặc điểm riêng, vai trò riêng để hỗ trợ và giúp công việc quản trị được dễ dàng hơn.
-
Các chức năng của quản trị có sự liên kết mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau làm nên một tiến trình quản trị đồng nhất, phát huy tối đa hiệu quả hoạt động.
-
Hoạch định được xem là chức năng giữ vai trò quan trọng nhất trong 5 chức năng quản trị. Tuy nhiên, các chức năng khác cũng vô cùng cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp được vận hành một cách nhuần nhuyễn và hiệu quả hơn.
Tìm hiểu các bài viết liên quan:
>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu đơn xin nghỉ việc
Những bài viết liên quan:
Phân Công Công Việc Là Gì? Bí Quyết Để Phân Công Công Việc Hiệu Quả
Quy Trình Làm Việc Là Gì? Các Bước Để Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả
