Onboarding là gì? Những điều doanh nghiệp cần biết để quá trình Onboarding hiệu quả hơn

Đối với bất kỳ nhân viên nào thì quá trình hòa nhập với môi trường làm việc mới cũng là điều khiến họ cảm thấy ít nhiều lo lắng. Và khi đó, Onboarding chính là cách để các doanh nghiệp giúp nhân viên mới có thể nhanh chóng thích ứng với môi trường và văn hóa của doanh nghiệp. Vậy thì Onboarding là gì? Và đâu là những điều mà doanh nghiệp cần biết để quá trình Onboarding được diễn ra hiệu quả hơn?

Onboarding là gì?

Onboarding từ lâu đã không còn là khái niệm quá xa lạ. Thế nhưng không nhiều người hiểu rằng Onboarding thực sự là gì, nó diễn ra như thế nào và nhằm mục đích gì.

Onboarding được hiểu là quá trình đào tạo nhập môn cho nhân viên mới tại các doanh nghiệp. Đây là quá trình giúp cho nhân viên có thể tiếp xúc, làm quen và hiểu được công việc, hòa hợp với môi trường làm việc, văn hóa công ty cũng như đồng nghiệp.

Dù có thể không quá lâu nhưng onboarding là một trong những quá trình rất cần thiết. Nó không chỉ giúp nhân viên mới tiếp thu một số kiến thức, kỹ năng cần thiết mà còn là tiền đề giúp họ tự tin cống hiến cho công việc cũng như doanh nghiệp.

Không chỉ cần thiết với nhân viên, onboarding cũng là một khâu cực quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được nhân viên của mình cần gì và giúp họ thích ứng một cách nhanh nhất có thể.

Lợi ích của Onboarding trong công ty

Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, Onboarding có thể chưa thực sự cần thiết và có hiệu quả rõ ràng. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có quy mô lớn hơn thì Onboarding là khâu không thể thiếu. Vậy lợi ích mà Onboarding đem lại cho doanh nghiệp là gì?

Rút ngắn khoảng cách nhân viên mới và nhân viên cũ

Đây là một trong những lợi ích lớn nhất và rõ ràng nhất mà Onboarding đem lại. Khi được đào tạo bài bản, được hướng dẫn để hiểu hơn về công việc thì nhân viên mới cũng có thể nắm bắt dễ dàng hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Xét một ví dụ đơn giản ở các môi trường nhỏ, còn mới và đang trong quá trình xây dựng. Khi mới bước chân vào môi trường này, nhân viên rất dễ gặp phải tình trạng bị ngợp, không biết phải làm từ đâu. Không những vậy, khoảng cách giữa người “mới” và “cũ” luôn là một rào cản vô hình. Nếu như không có cách giải quyết thì việc nhân viên xin nghỉ sau thời gian đầu chiếm tỷ lệ rất lớn.

Vậy nên thay vì việc để nhân viên mới tự mình tìm hiểu, tự mình thích nghi với môi trường làm việc, với đồng nghiệp và với những nhiệm vụ của mình thì các doanh nghiệp nên xây dựng quy trình Onboarding cụ thể. Điều này cũng sẽ giúp công ty có thể tiết kiệm được thời gian, quy trình đào tạo và tăng cao năng suất cũng như hiệu quả của công việc.

Không hề quá khi nói rằng Onboarding như một cây cầu kết nối nhân viên mới với môi trường và đồng nghiệp mới. Nó cũng sẽ giúp họ xóa đi sự ngại ngùng để bắt đầu ngay vào công việc để đảm bảo sự hiệu quả trong những lúc cần làm việc nhóm.

Tạo quy trình tuyển dụng đồng bộ

Ngoài việc là cầu nối giữa nhân viên mới với nhân viên cũ, ít ai biết rằng Onboarding chính là một trong những yếu tố giúp xây dựng quy trình tuyển dụng đồng bộ. Nó cũng được xem như bước gạch nối giúp việc tuyển dụng và đào tạo được thông suốt, không đứt quãng.

Rất nhiều ứng viên có ấn tượng tốt với doanh nghiệp ngay từ khâu tuyển dụng. Tuy nhiên, họ lại thất vọng khi khâu đào tạo nhân viên mới không được chú trọng dẫn đến việc chán nản và có thể sẽ rời bỏ doanh nghiệp chỉ sau thời gian ngắn làm việc.

Ví dụ này cũng phần nào cho thấy được tầm quan trọng của Onboarding trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Và khi quy trình này được nối liền, nhân viên mới cũng có thể được đào tạo trong quy trình thống nhất. Đây cũng chính là yếu tố giúp doanh nghiệp giữ được nhân tài, tiết kiệm chi phí và hạn chế khá nhiều tình trạng nghỉ việc sau thời gian đầu.

Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên

Một trong những lý do thường gặp dẫn đến việc nhân viên thôi việc hàng loạt tại các công ty chính là do doanh nghiệp không có lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên. Điều này khiến nhân viên cảm thấy mông lung, không chắc chắn vào việc có nên ở lại và cống hiến cho doanh nghiệp. Và onboarding chính là một trong những cách giải quyết vấn đề này.

Đào tạo hội nhập là cách để các cấp quản lý hiểu hơn về nhân viên, hiểu được đâu là thế mạnh, điểm yếu cũng như mong muốn của từng nhân viên. Khi hiểu được điều này, phía doanh nghiệp và nhất là các cấp quản lý có thể đưa ra lộ trình phát triển cho từng nhân viên sao cho phù hợp nhất.

Từ những lợi ích trên có thể thấy được rằng, onboarding không chỉ là quá trình giúp nhân viên mới làm quen với môi trường và công việc. Đây còn là cách để doanh nghiệp hoàn thiện những quy trình tuyển dụng, hoàn thiện công tác đào tạo và hiểu hơn về nhân viên của mình. Có được một quy trình Onboarding hiệu quả cũng sẽ là cách để giúp doanh nghiệp có thể giữ chân nhân tài và tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như tiền bạc.

Quy trình Onboarding nhân viên mới chi tiết

Onboarding vốn là quy trình rất cần thiết để nhân viên mới bắt kịp với guồng quay công việc tại doanh nghiệp. Thế nhưng không phải đơn vị nào cũng có, cũng biết và xây dựng được một quy trình Onboarding đạt chuẩn dành cho nhân viên mới.

Vậy quy trình Onboarding đạt chuẩn sẽ gồm những bước nào? Mỗi bước sẽ chịu trách nhiệm gì? Hãy cùng theo dõi tiếp bài viết dưới đây để biết được điều đó.

Chương trình hướng dẫn người mới

Chương trình hướng dẫn người mới thường là khâu được đảm nhiệm bởi phòng nhân sự. Đây cũng sẽ là những người đầu tiên mà nhân viên với tiếp xúc khi bắt đầu làm việc tại công ty.

Nhân viên sẽ được bàn giao những công cụ cần thiết cho công việc như email, máy tính,… Sau đó, nhân viên mới cũng sẽ được thông báo về các nội quy, quy định chung của công ty, hướng dẫn làm việc hoặc một số văn bản cần thiết.

Điều này sẽ giúp nhân viên mới hiểu hơn và có được sự chuẩn bị cần thiết khi bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những đơn vị có quy mô nhỏ hơn thì chương trình này có thể được thực hiện bởi chính những trưởng phòng, trưởng nhóm hoặc người phụ trách dẫn dắt bạn sau này.

Ngày hội nhập cho nhân viên mới

Sau khi được hướng dẫn các thủ tục cần thiết thì ngày hội nhập dành cho nhân viên mới chính là hoạt động tiếp theo của onboarding. Ở khâu này, nhân viên sẽ được tham dự các buổi họp tập thể công ty hoặc meeting. Tuy nhiên, ngày hội nhập này thường sẽ chỉ diễn ra vào đầu tuần.

Trong buổi này, phía nhân sự sẽ đưa ra tình hình, báo cáo chiến lược cụ thể của doanh nghiệp. Sau đó cũng sẽ đưa ra định hướng phát triển cho từng giai đoạn của doanh nghiệp. Ngoài ra, buổi này cũng thường kết hợp với màn Q&A để nhân viên mới có thể hiểu hơn về công việc cũng như về môi trường làm việc của mình.

Ví dụ như tại Glints Việt Nam, một doanh nghiệp lớn và hoạt động trên nhiều quốc gia thì buổi hội nhập cho nhân viên mới sẽ thường diễn ra vào thứ 2 và bằng hình thức meeting. Điều này giúp nhân viên mới có thể hiểu được nhiều hơn về văn hóa công ty, môi trường làm việc cũng như đội ngũ mà mình sẽ cộng tác trong tương lai.

Định hướng mục tiêu và công việc cho nhân viên mới

Việc để nhân viên mới tự mình vạch ra mục tiêu là điều vô cùng khó khăn. Bởi lẽ khi đó họ còn chưa hiểu hết về doanh nghiệp và môi trường làm việc. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc họ chưa hiểu hết được là mình cần làm gì.

Và lúc này, doanh nghiệp hoặc cụ thể hơn là những người quản lý sẽ chịu trách nhiệm định hướng mục tiêu cũng như đưa ra nhiệm vụ cho nhân viên mới. Thường sẽ có 2 nhiệm vụ chính mà nhân viên mới cần phải thực hiện khi tham gia quá trình này. Cụ thể:

• Onboarding Checklist để kiểm tra nhiệm vụ

Đây là lúc nhân viên mới được quản lý hướng dẫn về những công việc cần làm, bàn giao một số công cụ cần thiết cũng như tài liệu phục vụ công việc. Quản lý cũng sẽ giới thiệu về cấu trúc phòng ban, các đội ngũ cũng như hướng dẫn nhân viên làm việc nhóm sao cho hiệu quả.

Quy trình này sẽ giúp nhân viên mới biết được mình là ai trong một tập thể, mình chịu trách nhiệm những gì và ai sẽ là người cộng tác với mình trong suốt giai đoạn này.

• Thiết lập mục tiêu hay còn được gọi là kỳ đánh giá thử việc

Quá trình này sẽ được diễn ra từ một tới 2 tháng tùy theo từng doanh nghiệp, từng đơn vị. Trong quá trình này, quản lý sẽ đưa cho bạn những đầu việc và mục tiêu nhất định mà bạn cần phải hoàn thành. Và thường sau khi vượt qua được kỳ đánh giá thử việc, bạn sẽ chính thức trở thành nhân viên của công ty.

Tạo 1 buổi chào đón nhân viên mới

Công việc luôn là những gì thật nghiêm túc và cần theo quy tắc. Vậy thì phải làm sao để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với văn hóa và đồng nghiệp? Câu trả lời chính là tạo một buổi chào đón nhân viên mới.

Đó có thể không cần là một buổi họp nghiêm túc mà chỉ là một buổi giới thiệu, chia sẻ, nói chuyện để nhân viên mới có thể hiểu hơn về công ty, về đồng nghiệp và những người dẫn dắt mình. Và thường các buổi chào đón này sẽ diễn ra với không khí khá vui vẻ, thoải mái hoặc có thể là một buổi ăn nhẹ.

Chính sự thân mật, nhiệt tình và gần gũi của đồng nghiệp sẽ giúp nhân viên mới thấy thoải mái hơn. Từ đó có thể hiểu nhau hơn, thân thiết hơn và hiệu quả công việc cũng được nâng cao.

Tạo các buổi giao lưu họp mặt cuối tuần

Đây được xem là khâu gần như cuối cùng nhưng cũng vô cùng quan trọng trong quá trình Onboarding dành cho nhân viên mới. Thường thì các buổi giao lưu này sẽ diễn ra vào cuối tuần, khi nhân viên đã có những mối quan hệ nhất định và thoải mái hơn với môi trường doanh nghiệp.

Tại buổi giao lưu này, nhân viên mới có thể giới thiệu bản thân theo một cách thật ấn tượng, giúp mọi người có thể nhớ tới họ. Nếu như buổi chào đón bên trên thường diễn ra trong phạm vi một phòng ban nhất định thì buổi giao lưu cuối tuần sẽ là cơ hội để nhân viên mới làm quen với mọi người trong công ty kể cả ở các phòng ban khác.

Khi doanh nghiệp có thể xây dựng và thực hiện có hiệu quả quy trình onboarding trên, nhân viên mới có thể dễ dàng hòa nhập hơn nhiều. Đây cũng chính là điều mà những nhân viên mới luôn tìm kiếm tại các doanh nghiệp.

Làm sao để áp dụng Onboarding hiệu quả

Quy trình Onboarding không hề khó thực hiện. Thậm chí, nó còn khá đơn giản vì gồm toàn những hoạt động thường ngày diễn ra trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm sao để áp dụng onboarding hiệu quả thì là điều mà không phải ai cũng biết. Dưới đây là một số kinh nghiệm giúp quá trình Onboarding diễn ra được hiệu quả.

Chào đón nhân viên mới bằng nhiều hình thức

Đây là điều mà rất nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng và thực sự thành công. Thay vì chào đón theo những cách thông thường, từng người giới thiệu và về chỗ thì nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn thay đổi.

Họ đã biến những cuộc giới thiệu nhàm chán thành những buổi chia sẻ, nói chuyện vui vẻ hơn. Theo đó, nhân viên mới vẫn có thể giới thiệu bản thân với đồng nghiệp mà không khí cũng gần gũi hơn rất nhiều.

Các doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn tổ chức những buổi tiệc nho nhỏ hoặc mời nhân viên mới đi ăn. Một số doanh nghiệp cũng lựa chọn giới thiệu nhân viên trên bảng tin, website hoặc có những chuyên mục dành riêng cho việc này.

Điều này giúp tạo ra một bầu không khí dễ chịu hơn, bớt căng thẳng và không hề nhàm chán. Từ đó thì công việc cũng sẽ được đẩy mạnh và hiệu quả cũng sẽ nâng cao hơn rất nhiều.

Đảm bảo quy trình đào tạo diễn ra bài bản và chi tiết

Như ở trên đã nói, Onboarding là một quy trình giữ vai trò rất lớn. Nó không chỉ là cầu nối giữa nhân viên cũ với nhân viên mới mà còn là cách giúp các doanh nghiệp giữ chân nhân tài.

Onboarding cũng có một phần riêng dành cho việc hoạch định mục tiêu, lộ trình phát triển cho nhân viên. Vì vậy nên để quá trình này diễn ra hiệu quả, dễ hiểu và nhân viên mới dễ tiếp nhận thì doanh nghiệp cần đảm bảo sự bài bản và chi tiết.

Làm được điều này thì không chỉ giúp nhân viên có thể hòa nhập nhanh mà còn giúp họ tự tin cống hiến cho doanh nghiệp. Đây cũng chính là một trong những yếu tố giúp khẳng định sự chuyên nghiệp của các đơn vị, công ty.

Cụ thể hơn nếu trong một doanh nghiệp, nhân viên mới có được trải qua quá trình Onboarding nhưng quá trình này lại không hiệu quả. Điều này khiến cho nhân viên cảm thấy mông lung hơn, không thể vạch rõ được những gì mình cần phải làm. Điều này sẽ khiến họ dễ dàng nản lòng và thể hiện sự không chuyên nghiệp của các đơn vị. Đó cũng sẽ là lý do khiến nhiều nhân sự lựa chọn rời đi sau thời gian ngắn ngủi gắn bó.

Xây dựng tương lai và lộ trình phát triển rõ ràng

Và một trong những yếu tố cần đảm bảo khi áp dụng lộ trình onboarding được hiệu quả chính là việc xây dựng tương lai và lộ trình phát triển. Khi hiểu được nhân viên mới, phía doanh nghiệp có thể đưa ra những định hướng nghề nghiệp ngay từ ban đầu.

Việc này có thể được nhận xét là hơi sớm và có chút vội vàng nhưng trên thực tế, nó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều thời gian cũng như tiền bạc đầu tư cho việc đào tạo.

Xây dựng được tương lai và lộ trình rõ ràng cũng sẽ giúp doanh nghiệp có thể tìm thấy và bồi dưỡng những ứng viên tiềm năng ngay từ ban đầu. Điều này cũng sẽ giúp công ty dự trữ được một nguồn nhân lực chất lượng cao ngay từ sớm, sẵn sàng xử lý các vấn đề cần thiết.

Tổng kết

Trên đây là một số thông tin cơ bản về quy trình Onboarding, quy trình Onboarding chi tiết cho nhân sự mới cũng như cách để áp dụng quy trình này hiệu quả. Hy vọng với những thông tin mà Job3S đã chia sẻ, không chỉ doanh nghiệp mà cả các ứng viên cũng có thể tìm được cách hòa nhập với môi trường mới tốt hơn.

• Onboarding được hiểu là quá trình đào tạo nhập môn cho nhân viên mới, giúp họ có thể dễ dàng hòa nhập với môi trường và công việc tại doanh nghiệp.

• Onboarding đem lại rất nhiều lợi ích không chỉ với doanh nghiệp mà còn với cả các nhân viên. Quá trình này sẽ giúp nhân viên mới đẩy nhanh quá trình hòa nhập và bắt nhịp với công việc.

• Quy trình Onboarding cho nhân viên mới gồm nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn sẽ nhằm những mục đích nhất định.

• Để Onboarding hiệu quả thì phía doanh nghiệp cần đảm bảo một số yếu tố để quá trình này diễn ra thuận lợi hơn.

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

Những bài viết liên quan:

Thái Độ Hơn Trình Độ Và Những Điều Bạn Nên Biết

Chức Năng Của Quản Trị Là Gì Và Những Điều Bạn Cần Biết

Phân Công Công Việc Là Gì? Bí Quyết Để Phân Công Công Việc Hiệu Quả

Tìm hiểu ngay các thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong nhóm quản lý

Back office là gì	Qa qc là gì	FTE là gì	QC là gì	Mẫu kế hoạch là gì	Payslip là gì
IQC là gì	Operation là gì	Headhunter là gì	Talent acquisition là gì	Mô hình Ask là gì
Quản trị là gì	Expat là gì	Onboarding là gì	Quy trình làm việc là gì	Bom là gì
Headhunter là gì	Quy cách là gì	Turnover rate là gì	Ma trận Eisenhower là gì	Work from home là gì
HR admin là gì	Ngành quản trị kinh doanh là gì	Nguyên tắc 80/20 là gì	Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp là gì	Chạy deadline là gì