FTE là gì? Làm sao để phân biệt Headcount và FTE?

Đối với các doanh nghiệp thì việc quản lý cũng như tổ chức, phân chia nhân sự để đảm bảo hiệu quả công việc là rất quan trọng. Vì thế nên không khó hiểu khi có nhiều đại lượng được áp dụng để hỗ trợ việc quản lý. Và một trong số đó chính là FTE. Nhưng trên thực tế, không nhiều người biết FTE là gì, nó được tính như thế nào và liệu làm thế nào để áp dụng FTE cho hiệu quả. Vậy thì hãy cùng Job3S theo dõi bài viết dưới đây để tìm câu trả lời nhé.

FTE là gì?

Trong lĩnh vực quản lý và phân bổ nguồn lực thì FTE có nghĩa là khái niệm không còn quá xa lạ. Đây cũng là một trong những giải pháp hỗ trợ quản lý nhân lực hiệu quả và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng.

FTE là viết tắt của cụm từ Full Time Equivalent hay còn được gọi là tương đương toàn thời gian. FTE được dùng để xác định khối lượng công việc của một nhân sự nào đó theo cách làm cho một khối lượng công việc cụ thể của công ty. Bên cạnh đó thì nó cũng được xem như cũng là một đại lượng nhân sự, dùng để chỉ số lượng nhân viên toàn thời gian cố định của một doanh nghiệp.

FTE là một trong những đại lượng rất quan trọng trong việc quản lý, điều hành nhân sự trong doanh nghiệp. Đại lượng này cho phép bộ phận nhân sự và các cấp quản lý trực tiếp có thể xác định được nhân viên được phân công đến bộ phận nào. Nó cũng giúp các cấp quản lý, lãnh đạo có thể tính toán, ước lượng và xác định được phần nào chi phí, dự báo ngân sách cũng như các vấn đề liên quan tới thuế doanh nghiệp.

FTE được tính như thế nào?

Là một đại lượng cụ thể nên FTE cũng có công thức tính riêng. Hiện nay, FTE được tính theo hai cách cơ bản dưới đây.

* Cách 1: áp dụng công thức quy ước để tính FTE

Đây là cách tính FTE dựa trên công thức đã được quy ước sẵn. Công thức chung cho cách tính này sẽ như sau:

FTE = Khối lượng công việc tính theo giờ/ Định lượng thời gian làm việc.

Trong đó thì định lượng thời gian làm việc có thể tính theo tháng, theo năm hoặc từng ngày riêng biệt. Và cách tính này thường được áp dụng khi cần hoạch định ra chiến lược nhân sự nói chung hoặc dành cho các chiến lược tuyển dụng nói riêng trong tương lai.

Xét một ví dụ cụ thể về cách tính FTE trong doanh nghiệp, định mức thời gian để làm hết công việc của một phòng Marketing là 300 giờ. Công ty làm việc 5,5 ngày một tuần và mỗi ngày làm việc 8 giờ. Từ đó có thể tính được thời gian làm việc mỗi tuần là 44 giờ. Áp dụng theo đúng công thức bên trên ta sẽ tính được số FTEs cần thiết để hoàn thành khối lượng công việc đúng hạn là 6,8 FTEs.

* Cách 2: Sử dụng nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp để tính FTE

Một cách nữa cũng được khá nhiều đơn vị cân nhắc sử dụng khi tính FTE chính là dựa trên nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp và được dùng để đánh giá hiệu quả thực tế trong quá trình làm việc. Cách tính này được thực hiện qua 4 bước.

• Bước 1: Xác định và tiến hành thống kê danh sách thời gian làm việc của toàn bộ nhân sự trong công ty.

Danh sách này sẽ bao gồm cả nhân viên làm việc fulltime lẫn nhân viên partime. Tuy nhiên, số giờ làm việc này sẽ không bao gồm thời gian nghỉ phép, nghỉ ốm và nghỉ Lễ – Tết theo quy định.

• Bước 2: Xác định Định mức thời gian làm việc theo giờ và theo năm.

Hiện nay, định mức thời gian làm việc phổ biến nhất ở nước ta là 40h/tuần, 44h/tuần hoặc cũng có nhiều doanh nghiệp là 48h/tuần. Điều này tương đương với khoảng 2080h/năm, 2288h/năm hoặc 2496h/năm. Nhân viên nào đáp ứng đủ thời gian làm việc trên thì chính là nhân viên fulltime và số còn lại sẽ được tính là nhân viên partime.

• Bước 3: Tính tổng thời gian làm việc của toàn bộ nhân viên trong vòng 1 năm

Ở bước này, bạn cần cộng tổng thời gian làm việc của cả nhân viên fulltime và partime.

• Bước 4: Tính FTE bằng công thức quy ước

Áp dụng công thức quy ước bằng cách lấy tổng thời gian làm việc của nhân sự tính được ở bước 3 chia cho định mức thời gian làm việc trong mức 2. Từ đó có thể thu được đại lượng FTE cho doanh nghiệp.

Việc ứng dụng FTE có ý nghĩa như thế nào với doanh nghiệp

• Là yếu tố nhằm xác định đúng nguồn lực cần thiết cho doanh nghiệp

Tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thì đại lượng headcount được dùng phổ biến hơn FTE. Nhưng trên thực tế, nhà quản trị nhân lực quan tâm nhiều hơn tới đại lượng FTE.

FTE cho phép họ nghiên cứu và đưa ra những hoạch định chiến lược phù hợp về mặt nhân sự cho doanh nghiệp. Từ đó có thể tối ưu chi phí nhưng vẫn nâng cao hiệu quả hoạt động.

• Là điều kiện nhằm xác định và dự trù ngân sách cho nguồn nhân lực

FTE và số tiền cần trả cho nhân sự mỗi giờ công làm việc sẽ cho doanh nghiệp xác định được chi phí để đảm bảo tiến độ trả lương cho nhân sự. Từ đó cũng sẽ có thể tính toán và dự trù ngân sách cần thiết cho nguồn nhân lực.

Bên cạnh đó, giá trị FTE còn giúp quản trị dự án, người sử dụng lao động hay những chuyên gia phân tích tài chính có thể phân tích và đánh giá độ hiệu quả của dự án cũng như nguồn lực. Điều này không chỉ giúp quản lý nhân sự hiệu quả hơn mà các vấn đề về chi phí cũng được theo dõi sát sao và điều chỉnh sao cho hợp lý.

• Thước đo để đánh giá hiệu quả của nhân sự

Giá trị của FTE cũng được dùng như một thước đo để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự. Dựa trên sự đánh giá này, phía doanh nghiệp có thể xác định được thực trạng về hiệu quả làm việc của nhân sự và tiến hành những hoạch định và phương án tuyển dụng hay điều chỉnh nhân sự phù hợp.

• Là nền tảng xác định chính sách và phúc lợi cho nhân viên của các doanh nghiệp

Chính sách và phúc lợi là một trong những phần không thể thiếu của chế độ dành cho nhân viên tại các doanh nghiệp. Và FTE sẽ là một phần để phía doanh nghiệp có thể đưa ra được những chính sách phù hợp với nhân sự. Điều này cũng sẽ giúp phía doanh nghiệp có thể hạn chế được tối đa sự sai sót hoặc không đầy đủ trong chính sách phúc lợi dành cho nhân viên.

Không thể phủ nhận rằng trên thị trường Việt Nam thì headcount mới là đại lượng được sử dụng nhiều hơn. Tuy nhiên, với những gì mà nó đem lại và thể hiện được, FTE mới là đại lượng mà những người thuộc cấp quản lý thực sự quan tâm để đưa ra được những hoạch định đúng đắn ở lĩnh vực nhân sự.

Phân biệt Headcount và FTE như thế nào?

Ngoài FTE, còn có một đại lượng cũng chỉ nhân sự nữa được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp chính là Headcount. Vậy giữa FTE và Headcount có điểm gì tương đồng cũng như khác biệt? Và liệu đâu là cách phân biệt hai đại lượng này để áp dụng cho đúng?

Headcount có nghĩa là gì?

Đối với bộ phận nhân sự hoặc tuyển dụng thì khái niệm Headcount có lẽ là không còn gì xa lạ. Đây là đại lượng được sử dụng để chỉ số lượng nhân sự của một đơn vị, một phòng ban, bộ phận hay doanh nghiệp nào đó tại một thời điểm nhất định.

Headcount sẽ cho quản lý và những người đứng đầu doanh nghiệp cũng như nhân sự biết được rằng thực tế doanh nghiệp đang có bao nhiêu nhân viên toàn thời gian và bao nhiêu nhân viên bán thời gian. Điều này cũng sẽ giúp doanh nghiệp có thể cân nhắc và đưa ra những điều chỉnh phù hợp với số lượng nhân sự cũng như kế hoạch tuyển dụng cho doanh nghiệp.

Cách tính Headcount thực sự rất đơn giản. Để có được đại lượng này bạn chỉ cần thống kê và cộng tổng số nhân viên của bộ phận, phòng ban hay doanh nghiệp của mình lại theo từng tuần, tháng từng quý hoặc từng năm. Sau đó có thể phân chia theo số lượng nhân viên toàn thời gian và nhân viên bán thời gian.

Ví dụ rõ nhất về headcount chính là một doanh nghiệp có 50 nhân viên. Tuy nhiên trong tổng số 50 nhân sự đó, chỉ có 40 nhân sự toàn thời gian. Số còn lại là 10 người chỉ là nhân viên bán thời gian. Tuy nhiên con số này chỉ có ý nghĩa ở thời điểm thống kế. Vì có thể trong thời gian gần, khi việc kinh doanh phát triển hơn thì số lượng nhân viên không dừng ở mức 50. Khi đó, số lượng nhân viên toàn thời gian và bán thời gian cũng không còn là 40 và 10 nữa.

So với FTE thì ở thời điểm hiện tại, Headcount được sử dụng nhiều và phổ biến hơn hẳn. Tuy nhiên, mỗi đại lượng được sử dụng để chỉ những đối tượng riêng, nhằm những mục đích riêng và có những đặc điểm khác biệt.

Sự giống và khác nhau giữa Headcount và FTE

• Sự giống nhau của Headcount và FTE

Headcount và FTE đều là những đại lượng được sử dụng trong lĩnh vực nhân sự, tuyển dụng nhằm mục đích làm nền tảng cho những hoạch định về nhân sự của một phòng ban, tổ chức hay doanh nghiệp bất kỳ.

• Sự khác nhau giữa 2 đại lượng

Dù được đánh giá là có nhiều điểm tương đồng nhưng FTE và headcount cũng có những điểm rất riêng biệt. Dưới đây là một số sự khác nhau giữa hai đại lượng chỉ nhân sự này.

	FTE	Headcount
Mục đích của việc sử dụng	Dùng để chỉ khối lượng công việc của một nhân sự bất kỳ theo cách làm cho một khối lượng công việc cụ thể của công ty	Dùng để chỉ số lượng nhân viên tại một thời điểm xác định của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp
Vai trò trong việc quản lý nhân sự	Giúp đội ngũ quản lý và nhân sự xác định được đâu là nhiệm vụ cần thiết, cần ưu tiên	Cho thấy được thống kê về số lượng nhân sự toàn thời gian và bán thời gian của đơn vị, doanh nghiệp
Ý nghĩa của đại lượng	Kết quả FTE có thể coi như thước đo xác định hiệu quả làm việc của nhân sự để tiến hành các phương án điều chỉnh và hoạch định trong đó có cả chính sách, chế độ trong tương lai.	Chỉ đơn giản là con số, thường kết hợp với các chỉ số khác trong đó có FTE thì mới có thể đưa ra hoạch định chính xác và toàn diện về nhân sự.

So với các đại lượng nhân sự khác thì FTE và Headcount phổ biến hơn hẳn. Thế nhưng làm sao để hiểu đủ, hiểu đúng và sử dụng nó một cách hiệu quả thì là câu hỏi mà các doanh nghiệp cần cân nhắc.

Tổng kết

Trên đây là một số kiến thức về FTE cũng như cách phân biệt nó với Headcount mà Job3S đem đến. Hy vọng với những kiến thức này, các doanh nghiệp sẽ có được phương án phù hợp để đưa ra những tiêu chuẩn và hoạch định riêng cho mảng nhân sự của mình.

• FTE có nghĩa là là tương đương toàn thời gian. FTE được dùng để xác định khối lượng công việc của một nhân sự nào đó theo cách làm cho một khối lượng công việc cụ thể của công ty hoặc dùng để chỉ số lượng nhân viên toàn thời gian cố định của một doanh nghiệp.

• FTE hiện nay được tính theo 2 cách chính là dựa trên công thức được quy ước hoặc dựa trên nguồn lực thực tế của doanh nghiệp.

• FTE được ứng dụng rộng rãi và có ý nghĩa lớn đối với doanh nghiệp như là yếu tố để cân nhắc và đưa ra điều chỉnh chính sách, là thước đo cho sự hiệu quả trong công việc cũng như là nền tảng để xác định chính sách và chế độ.

• FTE thường hay bị hiểu nhầm với Headcount nhưng trên thực tế hai đại lượng này hoàn toàn khác biệt. Dù có ít nhiều điểm giống nhưng cả 2 cũng có những đặc điểm riêng và được ứng dụng trong từng trường hợp cụ thể khác nhau.

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

Tìm hiểu ngay các thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong nhóm quản lý

Back office là gì	Qa qc là gì	FTE là gì	QC là gì	Mẫu kế hoạch là gì	Payslip là gì
IQC là gì	Operation là gì	Headhunter là gì	Talent acquisition là gì	Mô hình Ask là gì
Quản trị là gì	Expat là gì	Onboarding là gì	Quy trình làm việc là gì	Bom là gì
Headhunter là gì	Quy cách là gì	Turnover rate là gì	Ma trận Eisenhower là gì	Work from home là gì
HR admin là gì	Ngành quản trị kinh doanh là gì	Nguyên tắc 80/20 là gì	Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp là gì	Chạy deadline là gì

Những bài viết liên quan:

Turnover Rate Là Gì Và Những Điều Nhà Tuyển Dụng Cần Biết

Thất Nghiệp Là Gì? Những Điều Cần Biết Về Thất Nghiệp