Các chức năng quản trị hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động trơn tru và thành công của một tổ chức. Tuy nhiên, chức năng quản trị là gì? Trong doanh nghiệp có những chức năng quản trị chủ chốt nào cần phải biết? Bài viết này Job3s sẽ cùng bạn đi tìm hiểu và khám phá những điểm thú vị trong chức năng quản trị – xương sống của mỗi doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
Chức năng quản trị là gì?
Chức năng quản trị là tập hợp các nhiệm vụ, trách nhiệm và quy trình được thực hiện tương ứng với từng hoạt động trong doanh nghiệp, đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung hiệu quả của doanh nghiệp.
Chức năng này liên quan đến các hoạt động khác nhau để quản lý các khía cạnh hành chính của một doanh nghiệp, bất kể quy mô hay ngành nghề của doanh nghiệp này.
Ví dụ minh họa: Dưới đây là ví dụ về công ty công nghệ quy mô trung bình có tên là TechSolution Inc. để minh họa cho hoạt động của chức năng quản trị trong doanh nghiệp.
- Đối với hoạt động quản trị tài chính: Phòng hành chính tại công ty cộng tác với bộ phận kế toán để xử lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, theo dõi hóa đơn và đảm bảo lưu giữ hồ sơ tài chính chính xác.
- Đối với hoạt động quản lý thông tin: Các nhân viên giữ nhiệm vụ quản lý thông tin để đảm bảo truy cập và truy xuất dữ liệu hiệu quả, tổ chức và duy trì cơ sở dữ liệu toàn công ty, triển khai các hệ thống quản lý tài liệu và bảo mật dữ liệu.
5 chức năng quản trị quan trọng trong doanh nghiệp
Chức năng quản trị trong doanh nghiệp hoạt động như một hệ thống hỗ trợ cho phép các bộ phận và nhân viên khác nhau tập trung vào các trách nhiệm cốt lõi của họ, cuối cùng đóng góp vào hiệu quả, năng suất và thành công chung của tổ chức.
Dưới đây là 5 chức năng quản trị quan trọng mà bất kỳ tổ chức/doanh nghiệp nào cũng cần phải nắm bắt:
Chức năng hoạch định
*Khái niệm
Chức năng hoạch định là chức năng đề cập đến quá trình thiết lập mục tiêu, xác định chiến lược và xác định các hành động cần thiết để đạt được những mục tiêu đó.
Chức năng này liên quan đến việc phân tích tình trạng hiện tại của doanh nghiệp, dự đoán các xu hướng và thách thức trong tương lai và phát triển theo lộ trình thành công. Điều này cung cấp một khuôn khổ cho việc ra quyết định, phân bổ nguồn lực.
Từ đó, nhà quản lý sẽ lên các dự án bổ sung, kế hoạch để phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Chức năng hoạch định thường bao gồm các yếu tố chính như sau:
- Thứ nhất, thiết lập mục tiêu chung: Trên thực tế, việc hoạch định thường được bắt đầu bằng việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được cho tổ chức. Các mục tiêu bao gồm cả ngắn hạn và dài hạn, phải phù hợp với sứ mệnh của công ty và phản ánh kết quả mong muốn của công ty.
- Thứ hai, phân tích môi trường: Cần tiến hành phân tích kỹ lưỡng các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến tổ chức bao gồm: đánh giá điều kiện thị trường, cạnh tranh, thay đổi quy định, tiến độ công việc,…
- Thứ ba, phân tích SWOT: Tiến hành phân tích để đánh giá điểm mạnh và điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của tổ chức.
- Thứ tư, phát triển chiến lược: Các chiến lược được phát triển để đạt được các mục tiêu đã hoạch định bao gồm: vạch ra cách tiếp cận, mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm,…
- Thứ năm, phân bổ nguồn lực: Xác định nguồn lực cần thiết như tài chính, nhân sự, công nghệ và thiết bị,…
*Vai trò
Chức năng hoạch định phục vụ doanh nghiệp như một nền tảng để quản lý hiệu quả và hướng dẫn quá trình ra quyết định ở tất cả các cấp tổ chức. Chức năng này giữ vai trò như ngọn đuốc sáng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như:
- Đánh giá các vấn đề đang hiện hữu trong doanh nghiệp (bao gồm nhân lực, vật lực, ngân sách).
- Xác định chính xác và rõ ràng mục tiêu dài hạn bao gồm doanh thu, mức tăng lợi nhuận và số lượng nhân viên.
- Lập kế hoạch nhằm xác định phương hướng và mục đích rõ ràng cho doanh nghiệp trong thời gian nhất định.
- Quản lý rủi ro giúp tăng cường khả năng phục hồi của tổ chức và giảm thiểu tác động của các sự kiện không lường trước.
Như vậy, chức năng hoạch định cho phép mỗi người trong doanh nghiệp biết rõ đích đến, cái mình hướng tới và tăng tính hiệu quả đối với phân bổ nhân lực và nguồn lực.
Chức năng tổ chức
*Khái niệm
Chức năng tổ chức là một trong những chức năng của quản trị chủ chốt trong doanh nghiệp đề cập đến cách thức mà một doanh nghiệp được cấu trúc và vận hành để hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp đó. Cũng như Henry Fayol đã nhận định rằng: “Tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của nó bao gồm: máy móc, vốn, nhân viên, vật liệu…”
Thông thường, chức năng này thường được thực hiện bởi các cấp quản lý. Sau đó, các cấp quản lý sẽ cần trao quyền cho các bộ phận, cá nhân phù hợp với yêu cầu của từng công việc.
Các yếu tố quan trọng trong chức năng tổ chức bao gồm:
- Yếu tố cơ cấu tổ chức: Phác thảo các mối quan hệ báo cáo, hệ thống phân cấp và các kênh liên lạc. Các cấu trúc phổ biến hiện nay có thể kể đến như là cấu trúc chức năng, bộ phận, ma trận và cấu trúc phẳng.
- Yếu tố phân công lao động: Xác định vai trò công việc, mô tả công việc và ủy quyền các nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực và kiến thức chuyên môn.
- Yếu tố văn hóa tổ chức: Bao gồm giá trị, niềm tin, chuẩn mực và thông lệ được chia sẻ có ảnh hưởng đến hành vi, các mối quan hệ và môi trường làm việc tổng thể.
- Yếu tố phát triển tổ chức: Phát triển khả năng lãnh đạo, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý tài năng và lập kế hoạch kế nhiệm.
*Vai trò
Chức năng tổ chức cung cấp khuôn khổ cho các hoạt động hiệu quả, cho phép công ty đạt được các mục tiêu chiến lược và thích ứng với sự thay đổi năng động của thị trường, cụ thể:
- Xác định cơ cấu của doanh nghiệp, xác định cách thức tổ chức và cách thức phân bổ quyền hạn, trách nhiệm và nhiệm vụ.
- Trao quyền cho các cá nhân, bộ phận phù hợp với từng yêu cầu công việc.
- Thúc đẩy chia sẻ thông tin, tạo môi trường nội bộ gắn kết và tạo điều kiện tích hợp các nỗ lực để đạt được mục tiêu chung.
- Thúc đẩy giao tiếp cởi mở, cộng tác, đổi mới và tham gia của nhân viên giúp nâng cao năng suất, thu hút và giữ chân nhân tài.
Như vậy, chức năng tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập cấu trúc, thúc đẩy hiệu quả và phối hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định, thúc đẩy văn hóa tích cực và hỗ trợ tăng trưởng trong doanh nghiệp.
Chức năng quản lý, lãnh đạo
*Khái niệm
Chức năng quản lý, lãnh đạo là chức năng động viên, chỉ huy, phối hợp với nhân sự để thực hiện các mục tiêu kế hoạch đã đề ra và giải quyết các mâu thuẫn khi phát sinh.
Ở chức năng này, người lãnh đạo cần tích hợp các phẩm chất của lãnh đạo, chẳng hạn như tầm nhìn, cảm hứng, tư duy chiến lược và các mục tiêu của tổ chức. Nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm các công việc như hướng dẫn, chỉ đạo mọi người và truyền cảm hứng để cho nhân viên của minh dễ dàng đạt được mục tiêu.
Chức năng lãnh đạo cần bao gồm các yếu tố như sau:
- Tầm nhìn và tư duy chiến lược: Thiết lập tầm nhìn và định hướng chiến lược rõ ràng, phân tích môi trường bên trong và bên ngoài để xác định các cơ hội và thách thức tiềm ẩn.
- Truyền cảm hứng và động viên: Truyền đạt tầm nhìn, đặt kỳ vọng cao và tạo ra ý thức về mục đích chung cũng như cung cấp sự hỗ trợ và công nhận để khuyến khích sự tham gia và năng suất của nhân viên.
- Quản lý hiệu suất và cải tiến liên tục: Đặt mục tiêu hiệu suất, cung cấp thông tin phản hồi, huấn luyện và hỗ trợ để giúp nhân viên cải thiện. Ngoài ra, cần tìm kiếm phản hồi, phản ánh về hiệu suất và tham gia vào các hoạt động phát triển chuyên nghiệp.
*Vai trò
- Cung cấp tầm nhìn rõ ràng và hấp dẫn cho tổ chức.
- Hỗ trợ và thúc đẩy các công việc được nhịp nhàng, trơn tru hơn giữa các phòng ban với nhau để cùng nhau đưa ra một kết quả tốt nhất.
- Thiết lập các chuẩn mực, giá trị và kỳ vọng về hành vi phản ánh tầm nhìn của tổ chức và thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực và có đạo đức.
Tóm lại, quản lý lãnh đạo kết hợp các phẩm chất lãnh đạo và nguyên tắc quản lý để hướng dẫn và truyền cảm hứng cho các cá nhân và nhóm để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Quản lý lãnh đạo hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công và tăng trưởng của các tổ chức trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay.
Chức năng kiểm soát
*Khái niệm
Chức năng kiểm soát là chức năng đề cập đến quá trình giám sát, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức nhằm đảm bảo chúng phù hợp với các kế hoạch, tiêu chuẩn và mục tiêu đã thiết lập trước đó.
Khi thực hiện chức năng này, người quản lý cần phải thiết lập tiêu chí hiệu suất, đo lường hiệu suất thực tế, so sánh chúng với kết quả mong muốn và thực hiện các hành động khắc phục các rủi ro khi cần thiết.
Tuy nhiên, chức năng kiểm soát không chỉ ở các cấp quản lý mà nhân viên cũng cần tự kiểm tra bản thân, đánh giá lại công việc của mình để tránh xảy ra những sai sót trong nhiệm vụ của mình.
Chức năng kiểm soát được thực hiện dựa trên các yếu tố như sau:
- Thiết lập tiêu chuẩn hoạt động: Thiết lập các tiêu chuẩn, mục tiêu hoặc tiêu chuẩn hoạt động rõ ràng và cụ thể.
- Đo lường hiệu suất: Thực hiện qua nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm thu nhập dữ liệu, tiến hành quan sát, sử dụng các chỉ số và phân tích báo cáo.
- So sánh hiệu suất thực tế với tiêu chuẩn: So sánh làm nổi bật bất kỳ phương án sai lệch nào và cung cấp thông tin chi tiết về mức độ đạt được các mục tiêu
- Quản lý các rủi ro: Đảm bảo tuân thủ các luật, quy định và chính sách có liên quan. Xác định và quản lý rủi ro, đảm bảo rằng việc biện pháp giảm thiểu rủi ro phù hợp được áp dụng để bảo vệ lợi ích chung của doanh nghiệp.
*Vai trò
- Giám sát, quản lý và tối ưu hóa các hoạt động của tổ chức trong quá trình thực hiện công việc.
- Đảm bảo rằng các hoạt động và quy trình trong một tổ chức được liên kết với các kế hoạch, tiêu chuẩn và mục tiêu đã thiết lập
- Giúp nhà quản trị theo dõi các hoạt động của doanh nghiệp mình.
Tóm lại, chức năng kiểm soát liên quan đến việc giám sát, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức để đảm bảo chúng phù hợp với các kế hoạch, tiêu chuẩn và mục tiêu đã thiết lập.
Chức năng điều phối
*Khái niệm
Chức năng điều phối là chức năng mà đề cập đến quá trình kích thích, động viên, chỉ huy và phối hợp với các nhân sự để quá trình hài hòa và tích hợp các hoạt động, nỗ lực và nguồn lực trong một tổ chức để đạt được các mục tiêu chung đã đặt ra trước đó của tổ chức.
Chức năng này liên quan đến việc sắp xếp các nhiệm vụ, nhóm và phòng ban riêng lẻ để làm việc cùng nhau hiệu quả và hiệu quả. Phối hợp đảm bảo rằng các bộ phận khác nhau của tổ chức được đồng bộ hóa và làm việc trong sức mạnh tổng hợp hướng tới một mục tiêu chung.
Các yếu tố quan trọng của chức năng điều phối:
- Thứ nhất, phân bổ nhiệm vụ: Phối hợp liên quan đến việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho các cá nhân hoặc nhóm dựa trên kỹ năng, chuyên môn và sự sẵn có của họ.
- Thứ hai, giao tiếp: Chia sẻ thông tin, hướng dẫn và cập nhật giữa các cá nhân, nhóm và phòng ban.
- Thứ ba, các mốc thời gian và hạn chót: Đòi hỏi thiết lập các mốc thời gian và hạn chót cho các nhiệm vụ và dự án đảm bảo các hoạt động được sắp xếp hợp lý.
- Thứ tư, phân bổ nguồn lực: Bao gồm phân bổ nguồn nhân lực, nguồn tài chính, thiết bị và vật liệu một cách hiệu quả dựa trên các yêu cầu và ưu tiên của dự án.
- Thứ năm, giải quyết các vấn đề xung đột: Phối hợp giúp quản lý và giải quyết các xung đột có thể phát sinh trong tổ chức.
*Vai trò
Chức năng điều phối đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hợp tác hiệu quả, sức mạnh tổng hợp và liên kết trong một tổ chức. Vai trò chính của chức năng này cụ thể như sau:
- Tích hợp và hài hòa các hoạt động, nỗ lực và nguồn lực của cá nhân, nhóm và phòng ban khác nhau để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Tạo động lực, không khí thoải máu giữa các phòng ban
- Đảm bảo quá trình vận hành hoạch định trước đó diễn ra suôn sẻ và trơn trụ, thuận lợi hơn.
Nhìn chung, chức năng điều phối đóng một vai trò quan trọng trong việc sắp xếp và đồng bộ hóa các hoạt động, nỗ lực và nguồn lực của các cá nhân, nhóm và phòng ban trong một tổ chức. Nó thúc đẩy sự hợp tác, tối ưu hóa hiệu quả và cho phép tổ chức đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả và hiệu quả.
Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị
Các chức năng quản trị trong một tổ chức được kết nối với nhau và phụ thuộc lẫn nhau. Các chức năng này làm việc cùng nhau để đảm bảo hoạt động trơn tru và quản lý hiệu quả của tổ chức.
Quy trình quản trị luôn phải thực hiện đầy đủ 5 bước chức năng thì mới đạt được hiệu quả. Bất kỳ chức năng nào cũng có sự liên kết nhất định đến bốn chức năng còn lại.
- Hoạch định là chức năng đầu tiên của quy trình này. Bất cứ quy trình nào cũng cần hoạch định lập kế hoạch và đặt ra mục tiêu để hoàn thành.
- Tiếp sau đó, hoạt động tổ chức thường được diễn ra sau quá trình hoạch định và phản ánh cách vận hành mà tổ chức nỗ lực để hoàn thành hoạch định.
- Tương tự như thế, chức năng quản lý lãnh đạo đóng vai trò quan trọng giúp động viên, phối hợp và chỉ huy để thực hiện các mục tiêu kế hoạch đã đề ra từ trước đó.
- Chức năng kiểm soát là chức năng thứ tư của quản trị giúp quá trình đánh giám sát, đánh giá các hoạt động đã thực hiện trước đó để đảm bảo đang đi theo đúng hướng của hoạch định đề ra.
- Cuối cùng, chức năng điều phối chính là cú chốt cho bốn chức năng trước đó.
Quy trình thực hiện 5 chức năng này sẽ tạo ra vòng lặp trong bất cứ doanh nghiệp nào cho dù đạt được mục tiêu mà hoạch định đã đề ra hay không thì quá trình này cũng sẽ vẫn được tiếp tục.
Quá trình thực hiện 5 chức năng quản trị đều được triển khai tại bất kỳ doanh nghiệp nào nhưng những chức năng quản trị của các cấp quản trị trong những doanh nghiệp có quy mô khác nhau thì sẽ khác nhau. Chẳng hạn như, đối với doanh nghiệp nhỏ, cấp quản trị cao nhất sẽ can thiệp và chỉ huy hầu hết các hoạt động của toàn công ty. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì chức năng quản trị sẽ được phân chia rõ ràng, cấp quản trị cao sẽ tập trung nhiều vào những công việc quan trọng và thiết yếu hơn.
Một ví dụ về chức năng quản trị của Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk – Top 3 Công ty niêm yết Việt Nam có điểm quản trị công ty cao nhất do thẻ điểm quản trị Công ty ASEAN 2021 công bố.
Theo đó, nhằm đảm bảo tính khách quan và độc lập trong việc đánh giá quy trình quản lý quản trị bao gồm hoạch định kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát và điều phối, Vinamilk triển khai mô hình 3 tuyến phòng vệ theo thông lệ Quản lý rủi ro và Kiểm soát nội bộ. Vinamilk cũng đã liên tục cập nhật bộ quy chế về quản lý quản trị nhằm đảm bảo quyền lợi về cổ đông và thiết lập những chuẩn mực hoạt động.
Nhờ đó, việc áp dụng các mô hình quản trị – kinh doanh tuần tự theo 5 chức năng quản trị theo định hướng Phát triển bền vững đã giúp Vinamilk chủ động quản trị rủi ro ESG cũng như khai thác tốt những đóng góp của cổ đông, nhân viên, nhà cung cấp,… hướng đến phát triển bền vững và lâu dài.
Chức năng quản trị nào quan trọng nhất?
Các chức năng quản trị trong một doanh nghiệp có mối liên kết chặt chẽ và hỗ trợ nhau, dựa vào nhau để đảm bảo hoạt động hiệu quả của một tổ chức. Phối hợp hiệu quả, giao tiếp và tích hợp các chức năng này góp phần vào sự thành công và hiệu suất chung của tổ chức.
Do đó, bất kỳ chức năng quản trị nào cũng đều quan trọng và là xương sống trong quá trình quản trị của doanh nghiệp.
Những thách thức trong quá trình triển khai chức năng quản trị
Việc thực hiện các chức năng quản trị có thể đi kèm với nhiều thách thức có thể cản trở việc thực hiện trơn tru các nhiệm vụ và trách nhiệm, cụ thể:
- Thiếu thời gian thực hiện các nhiệm vụ và khả năng xử lý các trường hợp khẩn cấp hoặc gián đoạn bất ngờ.
- Khối lượng công việc lớn và nhu cầu chuyển đổi giữa các nhiệm vụ nhanh chóng
- Chưa thể thích ứng nhanh chóng với tốc độ tiến bộ của công nghệ
- Kỳ vọng về kết quả của một quá trình thường cao gây căng thẳng và áp lực.
Tìm hiểu các bài viết liên quan:
Ví dụ về chức năng tổ chức trong quản trị
Tổng kết
Chức năng quản trị là chức năng đề cập đến tập hợp các nhiệm vụ, trách nhiệm và quy trình hỗ trợ hoạt động trơn tru và hiệu quả của một tổ chức. 5 chức năng trong quá trình quản trị có mối quan hệ liên kết mật thiết, hỗ trợ nhau nhằm hoàn thành mục tiêu chung trong hoạt động quản lý quản trị của doanh nghiệp.
