Phân công công việc là gì? Bí quyết để phân công công việc hiệu quả

Phân công công việc được xem là điều kiện tiên quyết giúp công việc được thực hiện một cách hiệu quả, trôi chảy và dễ quản lý hơn. Và để phân công công việc hiệu quả thì người quản lý cần làm như thế nào?

Phân công công việc là gì?

Nhắc đến những cách để xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả thì có lẽ phân công công việc luôn là một trong những giải pháp được đưa ra đầu tiên. Thế nhưng lại không nhiều người biết phân công công việc là gì? Nó được thực hiện như thế nào và có thực sự hiệu quả?

Phân công công việc chính là quá trình đánh giá năng lực, phân tích khối lượng công việc sau đó bố trí và giao nhiệm vụ cũng như quyền hạn cho từng nhân viên trong bộ phận, phòng ban sao cho phù hợp. Hay hiểu một cách đơn giản, đó là quá trình chia nhỏ các đầu việc cho các thành viên trong nhóm cùng thực hiện. Công việc này thường được thực hiện bởi người có quyền hạn và thường là người trực tiếp quản trị nhân lực như trưởng phòng ban hay người phụ trách dự án,..

Nghe có vẻ khá đơn giản nhưng phân công công việc lại là một trong những công đoạn rất quan trọng trước khi bắt tay thực hiện một việc gì đó cần sự thực hiện của cả một đội nhóm. Nó cũng được xem như điểm mấu chốt giúp cả đội ngũ nhân sự làm việc nhịp nhàng, hiệu quả và dễ dàng kiểm soát thời gian hoàn thành cũng như chất lượng công việc.

Không chỉ chịu trách nhiệm bố trí, phân công công việc sao cho phù hợp với từng cá nhân, người quản lý cũng phải chịu trách nhiệm đảm bảo cung cấp đủ thông tin, tài liệu cần thiết. Bên cạnh đó, ngay từ khâu phân công công việc, quản lý cũng phải đảm bảo được tính công bằng, minh bạch và có sự cân nhắc phù hợp giữa các cá nhân trong đội ngũ để đem lại hiệu quả công việc cao nhất.

Vai trò của việc phân công công việc? Nó đem lại những lợi ích gì?

Vai trò của việc phân công công việc

Không phải ngẫu nhiên mà phân công công việc lại được quan tâm đến vậy, nhất là ở trong môi trường doanh nghiệp. Đây được xem như một mắt xích đóng vai trò vô cùng quan trọng không chỉ với riêng công tác quản lý mà còn đối với cả nhân viên.

• Về phía các nhân viên được phân công công việc

Đối với nhân viên, việc phân công rõ ràng công việc vừa đem đến cơ hội nhưng đồng thời cũng là thách thức lớn. Nhân viên sẽ có cơ hội phát triển chuyên môn, làm việc đúng trong khả năng và thế mạnh của bản thân mình. Song song với đó, nhân viên cũng sẽ có cơ hội phát triển đa dạng kỹ năng mềm cần thiết cho công việc và khai thác thêm những điểm mạnh khác của bản thân.

Công việc rõ ràng cũng sẽ giúp nhân viên quản lý thời gian tốt hơn, tích cực hơn trong việc tham gia vào quá trình làm việc nhóm và hỗ trợ lẫn nhau, từ đó hiệu suất cũng như chất lượng cũng được nâng cao. Điều này cũng chính là cách để nhân viên khẳng định và nâng cao giá trị bản thân mình trong mắt doanh nghiệp cũng như người sử dụng lao động.

Tuy nhiên, đây cũng chính là thử thách lớn dành cho nhân viên nếu bạn được phân công những phần việc mình có khả năng nhưng chưa có quá nhiều kinh nghiệm. Và khi tự mình hoàn thành công việc, chính nhân viên cũng sẽ hài lòng hơn về bản thân và năng lực của chính mình.

• Về phía người quản lý phụ trách phân công công việc

Không chỉ với riêng phía nhân viên, phân công công việc cũng rất quan trọng đối với những người giữ vai trò quản lý, điều phối trong phòng ban, bộ phận. Đây là cách để giảm bớt áp lực về khối lượng công việc cho người quản lý cũng như một đội ngũ nhân viên nhất định. Khi áp lực được giảm bớt thì nhân viên cũng sẽ dễ dàng tập trung, đầu tư chất xám cho công việc và đem lại hiệu quả cao hơn.

Phân công công việc rõ ràng, hiệu quả cũng chính là cách chứng minh được khả năng quan sát, nhận định và điều hòa công việc của người quản lý. Họ không chỉ tạo được sự tin tưởng, có được tầm ảnh hưởng mà còn khẳng định năng lực của mình.

Bên cạnh đó, phân công công việc cũng là cách để người quản lý tìm kiếm và bồi dưỡng nguồn nhân lực kế thừa. Đây cũng là một trong những vai trò quan trọng, giúp phân công công việc ngày một được quan tâm hơn.

Phân công công việc rõ ràng đem lại lợi ích gì?

Được đánh giá cao bởi vai trò quan trọng nhưng liệu phân công công việc có đem lại nhiều lợi ích đến thế cho doanh nghiệp cũng như nhân viên? Câu trả lời là có.

• Phân công công việc hiệu quả giúp tận dụng được tối đa nguồn nhân lực

Khi giao đúng việc cho đúng người, công việc không chỉ được hoàn thành nhanh hơn mà thời gian thực hiện cũng có thể được rút ngắn. Bên cạnh đó, việc phân công công việc dựa theo năng lực từng nhân viên cũng sẽ giúp họ có thể phát huy hết khả năng của mình.

• Nâng cao năng lực chuyên môn của từng cá nhân

Đây là một trong những lợi ích lớn nhất mà phân công công việc đem lại. Bởi lẽ nâng cao năng lực không chỉ là mong muốn của nhân viên mà còn là điều mà doanh nghiệp luôn hướng tới.

Vì thế nên khi được phân công công việc phù hợp, nhân viên có thể tập trung hơn, hoàn thành tốt hơn và rèn luyện khả năng chuyên môn nhiều hơn. Bên cạnh đó, đây cũng sẽ là cơ hội để nhân sự khám phá thêm về khả năng của chính bản thân mình.

• Quản lý thời gian thực hiện công việc tốt hơn, đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn

Công việc được phân công rõ ràng cũng đồng nghĩa với việc hạn chế tối đa sự chồng chéo cho nhân sự. Đây được xem là điều kiện tiên quyết để công việc được diễn ra trôi chảy, đảm bảo được cả chất lượng lẫn thời hạn thực hiện. Và đó cũng là điều mà các doanh nghiệp luôn tìm kiếm.

Phân công công việc cần tuân theo những nguyên tắc nào?

Để phân công công việc hiệu quả thì khả năng quan sát nhạy bén cũng như phán đoán và phân tích là điều không thể thiếu. Thế nhưng để việc phân công diễn ra hiệu quả, đảm bảo sự công bằng thì vẫn cần có những nguyên tắc nhất định. Và quản lý hoặc người chịu trách nhiệm phân công công việc nhất định không nên bỏ qua những nguyên tắc cơ bản dưới đây.

• Đảm bảo sự đúng đắn trong quá trình phân công: đúng người, đúng việc, đúng năng lực

Để phân công công việc một cách hiệu quả thì người quả thì người quản lý nhất định phải tuân thủ được nguyên tắc này. Giao nhiệm vụ cho đúng người, đúng thời điểm và phù hợp với năng lực cũng là cách tối ưu hóa hiệu quả của quá trình làm việc.

Không những vậy, được giao phụ trách công việc phù hợp với bản thân cũng xem như sự công nhận với năng lực làm việc của nhân viên. Đó cũng là cách giúp các thành viên có thể tự mình rèn luyện, bồi dưỡng và nâng cao năng lực chuyên môn của mình.

• Khối lượng công việc được phân công đảm bảo sự công bằng giữa các cá nhân

Sự công bằng cũng được xem là một trong những nguyên tắc cực kỳ quan trọng khi phân công công việc. Phân công khối lượng công việc cân bằng giữa các thành viên sẽ giúp cả đội ngũ giảm bớt áp lực và có đủ thời gian để tập trung xử lý những nhiệm vụ được giao.

Sự công bằng cũng chính là yếu tố góp phần làm nên sự đoàn kết giữa các thành viên trong quá trình cùng thực hiện một dự án hay công việc nào đó. Ngoài ra nó cũng được xem như thước đo cho sự hiệu quả và năng suất làm việc của từng nhân viên giups quản lý đánh giá năng lực từng người một cách khách quan hơn.

• Đảm bảo công tác giám sát nhưng vẫn giữ cho nhân viên sự thoải mái khi làm việc

Là người đứng đầu, chịu trách nhiệm phân công công việc cho từng cá nhân trong đội nhóm thì bạn cần đặc biệt chú ý công tác giám sát. Nó cho phép những người chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý tiến độ thực hiện dự án nắm rõ hơn về tình hình thực tế. Tuy nhiên người quản lý cũng nên cân nhắc, tránh việc kiểm soát quá gắt gao khiến nhân viên mất đi sự thoải mái và không gian sáng tạo để xử lý các vấn đề cần thiết.

• Có kế hoạch rõ ràng về thời gian và nâng cao tinh thần tự giác báo cáo tiến độ của nhân viên

Một nguyên tắc đặc biệt quan trọng mà nhiều đơn vị bỏ qua chính là việc đưa ra một kế hoạch rõ ràng cho từng công việc. Khi tiến hành phân công, người quản lý nên đưa ra những mốc thời gian nhất định để nhân viên có thể tự cân đối, sắp xếp và thực hiện nhiệm vụ của mình.

Ngoài ra, người quản lý cũng nên tạo cho nhân viên thói quen tự giác báo cáo tiến độ thực tế của công việc. Điều này cũng sẽ giúp công việc được trôi chảy, dễ nắm bắt và thực hiện những chỉnh sửa cần thiết nếu có yêu cầu.

Trên đây chỉ là những nguyên tắc cơ bản cần đảm bảo để phân công công việc một cách rõ ràng nhất. Tùy theo tình hình thực tế tại doanh nghiệp mà người chịu trách nhiệm quản lý và điều phối hoạt động có thể đưa ra những nguyên tắc riêng sao cho phù hợp.

Bí quyết để phân công công việc hiệu quả

Hiểu rõ bản chất, tuân thủ các nguyên tắc cơ bản là yếu tố ban đầu để người quản lý có thể phân chia công việc một cách hiệu quả. Ngoài ra, để tối ưu hóa công đoạn quan trọng này, các quản lý, người quản trị nhân sự hoặc điều phối công việc nên biết những bí quyết cực hiệu quả dưới đây.

• Đề ra mục tiêu, yêu cầu và thời gian hoàn thiện ngay từ khi giao nhiệm vụ cho các cá nhân

Để quá trình phân công công việc được hiệu quả nhất thì ngay từ thời điểm giao nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm quản lý cần đưa ra mục tiêu rõ ràng. Có mục tiêu cũng chính là yếu tố cơ bản làm nên sự thành công trong mọi lĩnh vực. Việc xây dựng được mục tiêu nhất định sẽ giúp nhân viên dễ dàng định hướng được mình cần làm những gì để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Quản lý cũng cần đặc biệt lưu ý việc đặt ra các mốc deadline cụ thể cho từng giai đoạn (nếu có). Đây cũng là yếu tố giúp nhân viên và đội ngũ có thể cân nhắc nhiệm vụ và đảm bảo hoàn thành trong thời gian cho phép.

• Chủ động chia sẻ công việc và hỗ trợ lẫn nhau, đảm bảo sự kết nối trong công việc của đội nhóm

Hiểu một cách đơn giản thì phân công công việc chính là bước đầu tiên của công tác làm việc nhóm. Vì thế nên để việc phân công này có được hiệu quả cao nhất thì tính chia sẻ, chủ động hỗ trợ nhau là điều tất yếu.

Bên cạnh đó, sự chia sẻ, hỗ trợ hay đảm bảo sự kết nối trong suốt quá trình làm việc sẽ đem lại hiệu quả cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thống. Nó không chỉ giúp các thành viên gắn kết, làm việc chung một cách hiệu quả mà còn đảm bảo quá trình thực hiện công việc diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo chất lượng đầu ra theo đúng yêu cầu đã cho qua.

• Quản lý cần đảm bảo cung cấp đủ tài liệu và công cụ cần thiết cho quá trình hoàn thành công việc

Để hoàn thành một công việc đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng thì tài liệu và các công cũ hỗ trợ cần thiết là yếu tố quan trọng không kém. Và quản lý sẽ là người chịu trách nhiệm cung cấp toàn bộ những tài liệu và công cụ này cho nhân viên trong đội nhóm của mình.

Bên cạnh đó, người đứng đầu cũng cần liên tục quan sát để có thể linh hoạt điều chuyển, hỗ trợ nhân viên khi cần thiết. Điều này sẽ giúp công việc được thông suốt hơn và nhanh chóng xử lý được các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

• Trao quyền cho nhân sự và tạo thêm động lực làm việc

Không chỉ giao nhiệm vụ, với cương vị một người quản lý, bạn cần trao cả quyền cho nhân viên của mình. Điều này không chỉ giúp nhân sự có thể hoàn thành tốt công việc mà còn có quyền hạn xử lý các vấn đề phát sinh trong khả năng cho phép.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tạo thêm động lực làm việc để kích thích sự cố gắng, nỗ lực của mỗi cá nhân trong tập thể đó. Nó có thể là một phần thưởng, sự công nhận hay đơn giản là sự động viên để đem lại cho nhân sự cảm giác muốn nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc.

• Nắm bắt được tiến độ thực hiện nhưng chỉ can thiệp khi thực sự cần thiết

Là người quản lý chung của đội nhóm, điều bạn cần làm để việc phân công công việc được hiệu quả chính là phải bao quát, nắm bắt được nhân sự của mình đang làm gì, đến giai đoạn nào. Điều này cho phép những người quản lý có thể xác định hay đưa ra những phương án điều chỉnh nếu thực sự cần thiết,

Dù nắm bắt được tiến độ thực hiện và hiểu tình hình thực tế nhưng hãy đảm bảo người quản lý chỉ can thiệp khi thực sự cần thiết. Can thiệp quá nhiều và quá sâu vào công việc đã được giao cho một cá nhân bất kỳ sẽ khiến họ cảm thấy bạn đang không tin tưởng vào năng lực và những gì mà họ đang thực hiện. Vì thế nên việc can thiệp khi thực sự cần không những thể hiện sự tin tưởng mà còn chính là sự quan tâm, sát sao của một người quản lý dành cho nhân sự mình đang quản lý.

• Nhận xét, đánh giá kết quả công việc để đưa ra những phân công phù hợp hơn

Nhiều người thường quá quan tâm tới số lượng dự án thực hiện mà quên đi bước này. Nhưng trên thực tế, việc nhận xét, đánh giá kết quả công việc sau một dự án lại đóng vai trò rất quan trọng.

Đây sẽ là thời điểm cả nhóm, bộ phận hoặc phòng ban cùng nhau ngồi lại, đưa ra những nhận xét về quá trình làm việc của các cá nhân. Quản lý cũng sẽ căn cứ vào quá trình cũng như kết quả đạt được của từng cá nhân để đưa ra những nhận xét, đánh giá. Đó cũng sẽ là cơ sở để thực hiện công tác khen thưởng, xử phạt hay đưa ra sự điều chỉnh phù hợp với vị trí công việc của nhân sự sau này.

Tổng kết

Phân công công việc vẫn luôn là một trong những yếu tố đem lại sự hiệu quả trong quá trình làm việc cũng như tạo điều kiện để các cá nhân trong một tập thể phát huy hết khả năng và thế mạnh của mình. Hy vọng với những chia sẻ từ Job3S, bạn sẽ có được những kiến thức cần thiết để phân công công việc một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.

• Phân công công việc là quá trình chia nhỏ nhiệm vụ cho từng cá nhân trong đội nhóm sau khi quan sát và đánh giá năng lực.

• Phân công công việc giữ vai trò quan trọng và đem lại nhiều lợi ích cho cả phía quản lý cũng như nhân viên.

• Với vị trí là một người quản lý, để đảm bảo phân công công việc hiệu quả cần tuân theo một số nguyên tắc cơ bản. Bên cạnh đó cũng cần có sự linh hoạt nhất định để công việc đạt hiệu quả cao nhất.

Tìm hiểu ngay thông tin liên quan đến kỹ năng:

Kỹ năng bán hàng	Cách làm nhân viên phục vụ cafe	Cách quản lý nhân sự nhà hàng
Nguyên tắc smart	Phân công công việc	Kỹ năng tin học văn phòng

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

Những bài viết liên quan:

JD Công Việc Là Gì? Tại Sao Trong Tuyển Dụng Không Thể Thiếu JD?

Bản Mô Tả Công Việc Là Gì? Các Bước Đơn Giản Để Xây Dựng JD