Mẫu kế hoạch là gì? Tham khảo ngay một số mẫu kế hoạch phổ biến

Một trong những biện pháp để tăng năng suất công việc là lập kế hoạch cụ thể và chi tiết. Vậy mẫu kế hoạch là gì và làm sao để lập kế hoạch? Dưới đây là các mẫu kế hoạch phổ biến mà bạn có thể tham khảo và thử áp dụng trong việc của mình.

Mẫu kế hoạch là gì?

Mẫu kế hoạch hay còn gọi là mẫu kế hoạch công việc, kế hoạch công việc được hiểu là bảng biểu thể hiện các đầu việc cần thực hiện trong ngày, trong tuần hoặc trong tháng.

Vì sao cần lập kế hoạch công việc?

Việc lập kế hoạch công việc cần thiết với mỗi cá nhân ở bất cứ vị trí nào bởi nó sẽ giúp sắp xếp thời gian và công việc một cách khoa học, có thứ tự rõ ràng, dễ theo dõi và quản lý.

Về phía người đi làm, sẽ có cái nhìn tổng quan về công việc cần thực hiện, biết làm việc gì trước việc gì sau, tránh tình trạng bỏ sót hoặc làm chồng chéo vừa không thể hoàn thành hết các công việc vừa gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Làm việc theo kế hoạch cũng góp phần rèn luyện sự chỉn chu, quy củ và tăng tính chủ động, tạo ra thói quen tốt trong công việc và cả đời sống.

Về phía người quản lý, các mẫu kế hoạch của nhân viên sẽ giúp cho người quản lý nắm bắt và bao quát tình hình công việc của toàn bộ cấp dưới do mình quản lý. Từ đó dễ dàng đốc thúc, sát sao tiến trình công việc, đồng thời hỗ trợ nhân viên kịp thời nếu có các vấn đề bất ngờ phát sinh.

Nội dung cơ bản của mẫu kế hoạch là gì?

Một bản kế hoạch có thể được thể hiện dưới nhiều dạng thức khác nhau, tuy nhiên cần phải đáp ứng các nội dung tối thiểu sau:

• Thông tin cơ bản về người lập kế hoạch như họ tên, phòng ban làm việc, chức vụ, thời gian làm việc.

• Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.

• Mô tả chi tiết các đầu mục công việc cần làm.

• Thời gian dự kiến hoàn thành tương ứng với từng công việc.

• Mục tiêu cần đạt khi thực hiện công việc.

• Đề xuất phương án giải quyết dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra.

Ngoài ra, tùy vào tính chất công việc của từng ngành nghề, lĩnh vực, loại mẫu kế hoạch (kế hoạch cá nhân theo ngày, kế hoạch tuần, kế hoạch tháng) mà có thể có thêm các yêu cầu khác về nội dung.

Các mẫu kế hoạch phổ biến

Có nhiều cách để phân loại cũng như lập kế hoạch, tuy nhiên hầu hết các mẫu kế hoạch hiện nay đều tuân theo trình tự thời gian, thường bao gồm:

• Mẫu kế hoạch cá nhân hàng ngày

• Mẫu kế hoạch theo tuần

• Mẫu kế hoạch theo tháng

Ngoài ra ở quy mô rộng hơn còn có mẫu kế hoạch theo quý và theo năm. Tuy nhiên hai mẫu kế hoạch này thường ít được sử dụng do tính dự báo dài hạn, có thể bị thay đổi.

Dưới đây là một số mẫu kế hoạch phổ biến mà bạn có thể tham khảo

Mẫu kế hoạch hàng ngày

Mẫu kế hoạch hàng ngày thường vô cùng đơn giản, số lượng công việc cũng không nhiều, cụ thể:

Tải Mẫu kế hoạch hàng ngày

Mẫu kế hoạch theo từng tuần

Về cơ bản mẫu kế hoạch hàng tuần vẫn bao gồm những nội dung cơ bản trong báo cáo hàng tuần, tuy nhiên có phạm vi mở rộng và khái quát hơn, cụ thể:

Tải Mẫu kế hoạch theo từng tuần

Mẫu kế hoạch theo từng tháng

Mẫu kế hoạch theo tháng có thể được trình bày dưới tổng hợp từng tuần hoặc chi tiết theo từng tháng, hoặc kết hợp cả hai. Dưới đây là mẫu kế hoạch theo tháng

Tải Mẫu kế hoạch công việc theo tháng

Một số mẫu kế hoạch công việc khác

Ngoài hình thức lập kế hoạch theo thời gian, còn có thể lập kế hoạch theo yêu cầu và vị trí công việc, ví dụ như kế hoạch cho phòng marketing, kế hoạch cho bộ phận sản xuất. Dưới đây là một số mẫu kế hoạch theo ngành nghề:

* Kế hoạch kinh doanh mẫu

* Kế hoạch đào tạo

* Kế hoạch truyền thông chi tiết

* Kế hoạch tuyển dụng

* Kế hoạch bán hàng

Các mẫu kế hoạch trên chỉ mang tính tham khảo, cá nhân, doanh nghiệp cần tự triển khai và lập bảng mẫu sao cho phù hợp với điều kiện, ngành nghề và yêu cầu công việc của bản thân.

Làm thế nào để có được mẫu kế hoạch hiệu quả?

Khi đã hiểu được mẫu kế hoạch là gì và những nội dung cần có, nhiều người sẽ đặt ra câu hỏi: Vậy làm thế nào để có thể lập được một bản kế hoạch hiệu quả?

Các kỹ năng cần có

Lập kế hoạch không chỉ đơn thuần là liệt kê những công việc cần phải làm mà thay vào đó, người thực hiện cần có những kỹ năng nhất định để bản kế hoạch được lập ra đem lại hiệu quả tốt nhất. Để làm được điều đó, người lập kế hoạch có thể tham khảo một số kỹ năng và phương pháp như sau:

• Xác định rõ các công việc cần làm bao gồm mục tiêu cần đạt được là gì, nội dung chi tiết của các công việc đó ra sao. Nội dung công việc càng chi tiết thì việc thực hiện công việc sẽ càng trở nên dễ dàng hơn.

• Xác định địa điểm thực hiện công việc và thời gian tương ứng, công việc nào có thể làm ở nhà, công việc nào bắt buộc phải thực hiện ở công ty? Cấp trên có đưa ra các yêu cầu về thời hạn hoàn thành không, nếu có là bao nhiêu và nếu không thì có thể đưa ra ước lượng về thời gian không. Điều này sẽ có ý nghĩa vô cùng quan trọng để người lập kế hoạch thực hiện bước tiếp theo trong quy trình lập kế hoạch.

• Cần có kỹ năng quản lý và phân bổ thời gian, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, yêu cầu về thời gian, theo trình tự trước sau hoặc theo mức độ từ dễ đến phức tạp…

• Kỹ năng tổng hợp thông tin một cách ngắn gọn và rõ ràng, đảm bảo tính khả thi cho bản kế hoạch. Người lập kế hoạch cần nắm rõ tính chất công việc và sắp xếp sao cho phù hợp với năng lực của đối tượng thực hiện, để tránh trường hợp người đảm nhiệm không thể hoàn tất, gây ảnh hưởng đến hiệu suất chung.

• Kiểm tra lại một lần nữa toàn bộ bản kế hoạch trước khi tiến hành thực hiện.

Tự lập mẫu kế hoạch của mình trên excel

Cách đơn giản nhất để cá nhân, doanh nghiệp có thể tạo mẫu kế hoạch là sử dụng nền tảng excel hoặc tiện ích google trang tính tại tài khoản email. Với hình thức này, việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn, đây cũng là hình thức được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi những ưu điểm sau:

• Giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc: Đây là tính năng sẵn có nên cá nhân, doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một khoản chi phí để mua phần mềm mà có thể sử dụng trực tiếp các tiện ích trên excel.

• Dữ liệu được lưu trữ một cách đầy đủ, có thể khôi phục lại trong trường hợp bị mất dữ liệu hoặc khi cần thiết.

• Dễ dàng nắm bắt tiến trình làm việc của nhân viên và toàn bộ dự án.

Tuy vậy nhưng việc lập kế hoạch trên excel vẫn vướng phải một số nhược điểm như tốc độ load chậm nếu dữ liệu quá nhiều, có thể gặp nhiều sự cố về dữ liệu, giao diện giới hạn nên khó đi sâu vào từng đầu việc chi tiết, thường chỉ thấy tiến độ tổng quát, một số mẫu kế hoạch của excel được người dùng đánh giá là có giao diện không thân thiện, khó sử dụng…

Sử dụng các phần mềm lập kế hoạch

Ngoài việc lập kế hoạch trên excel, xu hướng của nhiều doanh nghiệp hiện nay là lập kế hoạch trên một số phần mềm. Các phần mềm này thường được tích hợp nhiều tính năng, vừa có thể lập kế hoạch vừa có thể quản lý, theo dõi tiến trình công việc, tạo cảm giác mới mẻ và chuyên nghiệp.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm lập kế hoạch, dưới đây là một số phần mềm được nhiều người ưu tiên lựa chọn:

* Phần mềm Trello

Phần mềm này cho phép người dùng sử dụng trên cả hai nền tảng là website và mobile, bất cứ thời điểm nào cũng có thể dễ dàng theo dõi tiến trình công việc. Người dùng được phép tạo nhiều dự án, list ra từng công việc cần làm và giao việc cho từng cá nhân cụ thể.

Dữ liệu và nội dung công việc có thể chia sẻ một cách dễ dàng với đồng nghiệp, sắp xếp các công việc trong bảng cá nhân và đặc biệt là không giới hạn việc gửi lời mời tham gia dự án nên phù hợp với các phòng ban có số lượng nhân sự đông, các công việc có tính chất mật thiết với nhau. Phần mềm Trello hiện nay cũng hoàn toàn miễn phí nên khách hàng có thể yên tâm sử dụng.

* Phần mềm Asana

Tương tự như Trello, Asana cũng là phần mềm phù hợp cho việc lập kế hoạch và quản lý công việc tại doanh nghiệp, tuy nhiên trong phạm vi nhỏ hơn (dưới 15 thành viên). Người dùng có thể dễ dàng lên kế hoạch công việc theo tuần, tháng và chia sẻ trực tuyến các nội dung này cho đồng nghiệp để cùng nhau hỗ trợ thực hiện một dự án chung nào đó.

* Phần mềm Microsoft To Do

Phần mềm này thiên về lập kế hoạch cho cá nhân và phù hợp khi tự lên kế hoạch công việc cho bản thân. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng và quản lý thông tin công việc thông qua điện thoại di động, máy tính, laptop hoặc máy tính bảng. Các thông tin được đồng bộ trên mọi thiết bị cho phép xử lý công việc mọi lúc mọi nơi.

* Phần mềm Any.do

Đây cũng là nền tảng cho phép cá nhân lập kế hoạch công việc hàng ngày, tạo đánh dấu công việc đã thực hiện và cài đặt nhắc nhở theo thời điểm. Người dùng không cần phải tự mình sắp xếp công việc bởi phần mềm sẽ tự động thực hiện một cách khoa học. Thông tin cũng được đồng bộ trên hầu hết các thiết bị, cho phép người dùng quản lý công việc tại bất cứ đâu và bất cứ thời điểm nào.

Ngoài ra trên thị trường hiện nay còn có rất nhiều phần mềm khác hỗ trợ quá trình lập kế hoạch, từ đó góp phần tăng năng suất và hiệu quả làm việc.

Tổng kết:

Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho bạn chủ động hơn trong công việc, nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy bắt đầu bằng việc xây dựng ngay cho mình một mẫu kế hoạch công việc chi tiết và đảm bảo thực hiện để gây ấn tượng chuyên nghiệp hơn trong mắt người quản lý.

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

Tìm hiểu ngay các thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong nhóm quản lý

Back office là gì	Qa qc là gì	FTE là gì	QC là gì	Mẫu kế hoạch là gì	Payslip là gì
IQC là gì	Operation là gì	Headhunter là gì	Talent acquisition là gì	Mô hình Ask là gì
Quản trị là gì	Expat là gì	Onboarding là gì	Quy trình làm việc là gì	Bom là gì
Headhunter là gì	Quy cách là gì	Turnover rate là gì	Ma trận Eisenhower là gì	Work from home là gì
HR admin là gì	Ngành quản trị kinh doanh là gì	Nguyên tắc 80/20 là gì	Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp là gì	Chạy deadline là gì

Bài viết liên quan:

– Mô hình ASK là gì? Làm thế nào để áp dụng mô hình ASK hiệu quả?

– Affiliation là gì? Vai trò quan trọng của Affiliation trong CV